ADMINISTRATIE - 27.03.2025

Enkel de cijfers correct verwerken is onvoldoende, voldoe ook aan de regelgeving uit de Sanctiewet 1977

De kern. Bij het verzorgen van financiële administraties is het niet alleen belangrijk om de cijfers correct te verwerken, maar ook om goed inzicht te hebben in de achterliggende activiteiten en transacties van cliënten. Een casus waarin een administratiekantoor niet voldeed aan de verplichtingen van het Bureau Financieel Toezicht (BFT) en de Sanctiewet 1977 illustreert de risico’s en gevolgen hiervan.

Boekhouding en fiscale aangiften

Een administratiekantoor verzorgde de boekhouding en fiscale aangiften voor een BV die elektronica uit China importeerde en deze doorverkocht aan afnemers in Rusland en omliggende landen, zoals Kazachstan. Na de Russische inval in Oekraïne wijzigde de vennootschap zowel zijn naam als zijn bedrijfsactiviteiten in het Handelsregister. Het administratiekantoor ontving echter alleen bankmutaties en had geen inzicht in de inkoop- en verkoopfacturen, waardoor het de daadwerkelijke bedrijfsactiviteiten van de BV niet kon verifiëren.

Sancties omzeild? Hoewel de BV bleef inkopen bij dezelfde leveranciers, groeide de omzet aanzienlijk en veranderden de leveringspatronen, wat vragen opriep over de aard van de handelsactiviteiten. Vanwege de sancties tegen Rusland werden leveringen niet langer direct naar Rusland verzonden, maar naar omliggende landen. Volgens de bestuurder van de BV werd de omzet verantwoord als bemiddelingsvergoeding.

Niet geverifieerd of onderzocht. Het administratiekantoor, zich bewust van de sancties tegen Rusland, vroeg om opheldering. De bestuurder van de BV verzekerde dat de goederen niet onder de sancties vielen en dat de omzetgroei voortkwam uit kansen door het wegvallen van concurrenten. Het administratiekantoor accepteerde deze verklaring zonder verdere verificatie of onderzoek.

FIOD. Kort hierna kreeg het administratiekantoor bezoek van de FIOD, waarbij de administratie van de BV in beslag werd genomen. Achteraf gaf het kantoor toe dat ze in de relatie met de BV tekort waren geschoten op meerdere vlakken. Het administratiekantoor:

• had onvoldoende inzicht gehad in de feitelijke activiteiten en goederenstromen van de BV;
• was onvoldoende alert en doortastend bij de veranderingen, zoals naamswijziging, omzetgroei, wijzigingen in productomschrijving en leveringen;
• had onvoldoende onderzoek gedaan naar mogelijke overtredingen van de Sanctiewet 1977, waaronder handel in elektronica en mogelijk dual-use goods.

Verzuimd. Het administratiekantoor had geen risicoprofiel van de cliënt opgesteld, een cruciale stap om risico’s op witwassen en financiering van terrorisme te identificeren. De veranderingen binnen de BV hadden moeten leiden tot een verscherpt cliëntenonderzoek. Doordat het administratiekantoor dit naliet, voldeed het niet aan de monitoringsverplichting van het BFT.

Houden aan Sanctiewet 1977

Volgens de Leidraad Financiële Sanctieregelgeving van het Ministerie van Financiën moeten alle organisaties, inclusief administratiekantoren, zich houden aan de Sanctiewet 1977. Let op.  Dit vereist dat u maatregelen neemt om te voorkomen dat u betrokken raakt bij verboden transacties. Wanneer sancties een rol kunnen spelen, is verscherpt cliëntenonderzoek verplicht. Bij een vermoeden van betrokkenheid bij gesanctioneerde partijen of transacties moet u dit melden als een ongebruikelijke transactie bij de Financial Intelligence Unit (FIU) Nederland.

De Leidraad Financiële Sanctieregelgeving vindt u via https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 9, nr. 6.

Economisch delict. Het niet naleven van deze wetgeving is een economisch delict en kan leiden tot ernstige juridische consequenties, zoals hoge bestuurlijke boetes, strafrechtelijke vervolging, civielrechtelijke aansprakelijkheid en verlies van vergunningen. Tip.  Het opstellen van een risicoprofiel en het uitvoeren van periodiek cliëntenonderzoek zijn cruciaal, vooral nu financiële sancties steeds vaker worden toegepast.