WETTELIJKE BEWAARPLICHT - 31.05.2021

Converteer papieren administratie naar digitale vorm

Administratie bewaren Bepaalde (rechts)personen vallen onder de verplichting om een administratie te voeren. Deze administratie dient inzicht te geven in de toestand van hun vermogen, hun bedrijf, enz. Administratieplichtigen moeten zelfs de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers binnen de administratie zo bewaren, dat op ieder moment inzicht valt te verkrijgen in hun fiscale positie. De wet wijst de volgende (rechts)personen aan als administratieplichtigen:

• lichamen;
• natuurlijke personen die ondernemer en/of werkgever zijn; en
• natuurlijke personen die resultaat uit overige werkzaamheden (ROW) genieten.

Bewaartermijn

In principe moeten administratieplichtigen de gegevensdragers waarop hun administratie staat zeven jaar bewaren. Het is echter mogelijk dat zij sommige gegevens nog langer moeten bewaren op grond van andere wettelijke bepalingen, bijv. als een btw-ondernemer een onroerende zaak verkrijgt op grond van een btw-belaste levering. Dan geldt er een herzieningstermijn van tien jaar. Om een eventuele herziening correct af te handelen, moet de ondernemer, maar ook de inspecteur, de relevante gegevens kunnen inzien. Onlangs heeft de Belastingdienst diverse vragen en antwoorden over de bewaartermijnen gepubliceerd.

Afrekensysteem

Tot de administratieve gegevens die een ondernemer minimaal zeven jaar moet bewaren, behoren ook de afrekensysteemgegevens. Wie een mechanisch afrekensysteem hanteert, moet alle gegevens bewaren die hij via dat systeem vastlegt. Men kan niet volstaan met het bewaren van de afslagbonnen en afrekensysteemrollen. De administratieplichtige zal ook detailgegevens moeten bewaren, zoals bestelbonnen of een kladkasboek. Gebruikt de ondernemer een digitaal afrekensysteem, dan moeten alle digitale detailgegevens uit de afrekensystemen bewaard blijven. Omdat de ondernemer detailgegevens moet bewaren, kan hij evenmin volstaan met alleen het bewaren van de Auditfile Financieel.

Conversie van documenten

Administratieplichtigen kunnen en mogen papieren documenten uit hun administratie digitaliseren. Zij mogen ook digitale gegevens in een ander bestandsformaat omzetten of op een ander opslagmedium zetten. De Belastingdienst spreekt in zulke gevallen van een conversie. Wie delen van zijn administratie converteert, moet waarborgen dat deze conversie juist en volledig gebeurt. Ook moeten de geconverteerde gegevens gedurende de hele bewaartermijn beschikbaar en te controleren zijn. In principe mag een administratieplichtige alle documenten converteren. De Belastingdienst stelt dat voor de balans, de staat van baten en lasten en bepaalde douanedocumenten uitzonderingen op deze regel gelden. Bovendien zijn sommige echtheidskenmerken niet te converteren.

Bewaren digitale gegevens

De fiscus wijst erop dat gegevens uit elektronische communicatiemiddelen en digitale facturen eveneens onder de bewaarplicht vallen. Een hoofdregel is dat administratieplichtigen facturen bewaren in de vorm waarin zij zijn verstuurd. Als er maar één vorm van een factuur is uitgereikt, merkt de inspecteur deze factuur automatisch als originele factuur aan. Soms verstrekt een bedrijf facturen tegelijk in verschillende vormen. Daarbij is het niet direct duidelijk welke factuur in die situatie het origineel is. In zo’n situatie is het verstandig om, tussen leverancier en afnemer, af te spreken welke factuur het origineel is. De partijen kunnen bijv. kiezen om een pdf als origineel aan te merken, omdat de pdf leesbaar is en alle verplichte factuurelementen zal bevatten.

bz-advies

Let op als een bedrijf facturen tegelijk in verschillende vormen verstrekt. Als het niet duidelijk is welke factuur het origineel is, maak daar dan afspraken over met de leverancier en bewaar deze factuur bij uw (digitale) administratie.