KOSTENVERGOEDINGEN - 22.01.2025

Kostenonderzoek bij vaste kostenvergoeding werknemer: hoe doet u dat?

Kosten die uw werknemer maakt

U kunt werknemers die kosten maken in het kader van de dienstbetrekking, deze kosten bij u laten declareren. Als het om zakelijke kosten gaat, zoals kosten van relatiegeschenken voor klanten, dan mag u deze kosten belastingvrij aan uw werknemers vergoeden (intermediaire kosten). Het declareren van kosten is tijdrovend, administratief lastenverhogend (controle declaratie) en dus kostbaar. Een alternatief voor het declareren van kosten is het uitbetalen van een vaste kostenvergoeding. Daar zitten fiscale voorwaarden aan. Hoe zit dat?

Vaste kostenvergoeding. Alle vergoedingen en verstrekkingen die u betaalt aan uw werknemer, zijn in beginsel belast loon. Dat is anders als een gerichte vrijstelling van toepassing is of als het om intermediaire kosten gaat. Deze vergoedingen komen niet ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. U mag voor deze kosten een vaste, onbelaste kostenvergoeding betalen. U moet dan wel een kostenonderzoek doen.

Voorwaarde. De Belastingdienst stelt als voorwaarde bij het vaststellen van een vaste onbelaste kostenvergoeding dat het om een homogene groep van werknemers gaat. Dat zijn werknemers die qua kostenpatroon in een vergelijkbare positie verkeren, zoals ambulante werknemers, die vaak onderweg zijn naar klanten. Let op.  Als de werkgever geen kostenonderzoek verricht, dan behoort de kostenvergoeding tot het loon van de werknemers. Kosten die niet gericht zijn vrijgesteld en die geen intermediaire kosten zijn, gaan altijd ten laste van de vrije ruimte als u deze aanwijst als eindheffingsloon. Voor deze kosten hoeft u dus geen kostenonderzoek te doen.

Voorbeeld kostenonderzoek

U doet een kostenonderzoek en laat uw werknemers gedurende drie maanden bonnen bijhouden van de zakelijke uitgaven onderweg. De vaste kostenvergoeding is het gemiddelde bedrag van de kosten. Uit het kostenonderzoek blijkt dat zij gemiddeld de volgende kosten maken per maand.

Uitwerking

De werkgever hoeft de vaste kostenvergoeding voor parkeren leaseauto en relatiegeschenken niet aan te wijzen als eindheffingsloon, omdat dit intermediaire kosten zijn. Daar de werkgever een kostenonderzoek heeft gedaan, is dit geen loon voor de werknemer. De werkgever besluit een vaste kostenvergoeding te geven van € 103 per maand. De parkeerkosten, de maaltijden en kosten van relatiegeschenken komen niet ten laste van de vrije ruimte. Reinigingskosten komen wel ten laste van de vrije ruimte, omdat dit geen intermediaire kosten zijn en niet gericht zijn vrijgesteld.

Voor meer informatie over kostenonderzoek, ga naar https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 31, nr. 1.