PERSONEELSBELEID - 22.01.2025

Het correctiegesprek, moeilijk maar soms noodzakelijk

Niets doen is geen optie

Regels en procedures in organisaties zorgen voor veiligheid, efficiëntie een goede samenwerking en communicatie. Wanneer medewerkers deze regels negeren of ongepast gedrag vertonen, zoals collega’s schofferen of klanten slecht behandelen, is ingrijpen noodzakelijk.

Negeren van problemen leidt tot chaos. Medewerkers handelen naar eigen inzicht, regels verliezen hun waarde en conflicten stapelen zich op. Dit gaat ten koste van de kwaliteit van werk en kan ertoe leiden dat zij niet samenwerken maar elkaar tegenwerken. Correctiegesprekken voorkomen deze anarchie door grenzen te stellen.

Gespreksaanpak in zes stappen

Een correctiegesprek vraagt om een goede voorbereiding en kent de hiernavolgende zes stappen.

1. Feiten benoemen. Begin met het rustig en feitelijk beschrijven van het gedrag. Geef concrete voorbeelden om discussie te vermijden en vermijd vage termen, zoals onnauwkeurig en inflexibel. Tip.  Focus op gedrag, niet op de persoon. Zeg bijv.: “Ik merk dat deadlines niet worden gehaald” in plaats van “Je bent lui”.

2. Gevolgen uitleggen. Maak duidelijk wat de gevolgen zijn van het ongewenste gedrag. Deze opsomming vergroot het bewustzijn van de medewerker en motiveert hem om zijn gedrag aan te passen, bijv.: “Omdat jij te laat komt, kunnen wij onze klanten niet te woord staan, kunnen wij niet met de dagstart beginnen”. Tip.  Noem twee onweerlegbare voorbeelden in plaats van vier waarvan er twee zwak zijn. De medewerker zal zijn tegenaanval daarop richten.

3. Doel verduidelijken. Leg uit dat het gesprek gericht is op gedragsverandering, waardoor niemand meer last heeft van de zojuist opgesomde negatieve gevolgen. Tip.  Gedurende de eerste drie stappen is alleen de leidinggevende aan het woord, een monoloog dus. Hiermee wordt de toon van het gesprek gezet, de maat is vol.

4. Reactie van de medewerker. In deze fase komt de medewerker aan het woord en vertelt zijn kant van het verhaal. Hij kan de volgende ON-redenen noemen:

• ON-wetendheid, ON-ervarenheid of ON-zekerheid;
• ON-zin, ON-geïnteresseerdheid of ON-verschilligheid.
• Onmogelijk. Omdat het ongewenste gedrag al vaker besproken is, kan er geen sprake zijn van de eerste drie ON-redenen. Vaak is er sprake van onwil of gebrek aan motivatie. In dat geval benadrukt de leidinggevende de ernst van de situatie.

5. Oplossingen. Stimuleer de medewerker om zelf oplossingen (de jij-oplossing) aan te dragen. Dit vergroot de kans op succes. Als dat niet lukt, start dan een dialoog over oplossingen:

• jij-oplossing: medewerker bedenkt zijn aanpak;
• wij-oplossing: samen brainstormen over oplossingen;
• ik-oplossing: leidinggevende bepaalt de aanpak als de medewerker niet wil of kan.

6. Maak afspraken en volg op. Sluit het gesprek af met concrete afspraken en plan een korte termijn voor opvolging. Dit laat zien dat het menens is en voorkomt dat de kwestie wordt vergeten. Tip 1.  Bij ernstige gevallen, zoals onveilig gedrag, is direct ingrijpen noodzakelijk. Wees helder en kondig disciplinaire stappen aan bij herhaling. Tip 2.  Bij ongewijzigd gedrag volgt een officiële waarschuwing.