WERKWIJZE BELASTINGDIENST - 16.01.2025

Doe tijdig uw opgave uitbetaalde bedragen aan derden

Uitbetaalde bedragen aan derden

Opgave doen. Heeft u iemand betaald voor bepaalde werkzaamheden of diensten of daarvoor een beloning in natura gegeven, dan moet u mogelijk hiervan opgave doen aan de Belastingdienst. Dit staat bekend als de opgave uitbetaalde bedragen aan derden (UBD). Het gaat dan om betalingen aan natuurlijke personen die niet bij u in dienstbetrekking zijn en geen factuur uitreiken of een factuur uitreiken zonder btw, bijv. omdat het vrijgestelde prestaties zijn of omdat ze gebruikmaken van een bijzondere regeling, zoals de btw-verleggingsregeling of de kleineondernemersregeling (KOR). Tip.  U hoeft geen gegevens aan te leveren voor betalingen aan vrijwilligers die onder de vrijwilligersregeling vallen.

Voor 1 februari 2025. Omdat u in een aantal gevallen spontaan, dat wil zeggen zonder daartoe te zijn uitgenodigd door de Belastingdienst, de opgaaf UBD moet doen, is het goed om te weten dat de opgave over 2024 voor 1 februari 2025 bij de Belastingdienst binnen moet zijn.

Aan te leveren gegevens. Het gaat hierbij om de volgende aan te leveren gegevens:

• de voorletters en achternaam van de ontvanger van de betaling;
• het adres, het BSN en de geboortedatum van deze persoon;
• het bedrag dat in het kalenderjaar is uitbetaald, inclusief kostenvergoedingen;
• de datum van uitbetaling.

Wie moet er opgave doen?

De opgave moet vooral worden gedaan door ondernemers, stichtingen en verenigingen die bedragen aan derden hebben betaald. Let op.  Ook particulieren moeten dat soms doen.

Twee groepen. Bij de opgaveverplichting maakt de Belastingdienst onderscheid tussen:

• inhoudingsplichtige uitbetalers;
• niet-inhoudingsplichtige uitbetalers.

Inhoudingsplichtige uitbetalers

Als inhoudingsplichtige uitbetaler moet u gegevens over uitbetaalde bedragen aan derden bij de Belastingdienst aanleveren. Let op.  U krijgt hiervoor geen uitnodiging van de Belastingdienst. U moet dus spontaan de opgaaf UBD doen.

Niet-inhoudingsplichtige uitbetalers

U bent een niet-inhoudingsplichtige uitbetaler als u geen aangifte loonheffingen hoeft te doen. U hoeft dan niet spontaan een opgaaf UBD te doen.

Uitnodiging van de Belastingdienst. Als u van de Belastingdienst een uitnodiging krijgt om de gegevens over uitbetaalde bedragen aan derden aan te leveren, bent u verplicht de gegevens aan te leveren. Let op.  Dit geldt ook indien u van mening bent dat u geen opgaveplichtige betalingen aan derde heeft gedaan.

Onverplicht aanleveren? Krijgt u geen uitnodiging, dan mag u de gegevens over uitbetaalde bedragen aan derden aanleveren, maar u bent dit niet verplicht.

Wat gebeurt er met uw opgave?

De Belastingdienst controleert de gegevens die u aanlevert en gebruikt deze gegevens vervolgens voor de aangifte inkomstenbelasting van de ontvanger(s) van de uitbetaalde bedragen. Let op.  Uiteraard moeten de uitbetaalde bedragen ook matchen met uw eigen administratie.

Vooraf ingevulde gegevens. De Belastingdienst vult de aangifte van degene die de betalingen heeft ontvangen, vooraf in met de door u verstrekte gegevens en kan aan de hand van uw opgave diens aangifte ook beter beoordelen.

Hoe levert u de gegevens aan?

Digitaal. U moet de gegevens digitaal aanleveren. U kunt zelf kiezen hoe u de gegevens over uitbetaalde bedragen aan derden aanlevert:

• via het gegevensportaal;
• via Digipoort.

Aanleveren via het gegevensportaal

Account. U heeft een account nodig om in te loggen op het gegevensportaal Uitbetaalde Bedragen aan Derden. U vraagt een account aan via het aanmeldformulier voor het portaal. Nadat de Belastingdienst uw aanvraag heeft beoordeeld en goedgekeurd, ontvangt u de inloggegevens.

Inloggen. Na ontvangst van de inloggegevens kunt u zelf kiezen hoe u inlogt op het gegevensportaal:

• met gebruikersnaam en wachtwoord en sms-controle. Deze gegevens heeft u ontvangen bij de aanmelding voor het gegevensportaal;
• met DigiD. Als eenmanszaak, zzp’er of particulier mag u inloggen met DigiD. Let op.  Dat kan alleen met de DigiD-app of met een sms-controle. Download de DigiD-app of activeer de sms-controle in Mijn DigiD;
• met eHerkenning. Levert u de gegevens aan op naam van uw organisatie (zoals een maatschap, Vof of BV), dan kunt u meestal inloggen met eHerkenning. Let op.  U heeft minimaal betrouwbaarheidsniveau 3 (EH3) nodig.

Hoe aanleveren via gegevensportaal? U kunt op de volgende manieren gegevens aanleveren via het gegevensportaal:

• u kunt in het webformulier gegevens aanleveren voor één uitbetalende partij. Levert u gegevens aan voor meer partijen, dan moet u voor iedere uitbetalende partij een apart formulier invullen. Tip.  Deze manier van aanleveren is vooral geschikt voor kleine aantallen meldingen;
• met het sjabloon UBD (spreadsheet) kunt u gegevens aanleveren voor één uitbetalende partij. Wilt u gegevens aanleveren voor meer partijen, dan moet u dat voor iedere partij apart doen. Tip.  Deze manier van aanleveren is geschikt voor iets grotere aantallen meldingen;
• met gekochte of zelf ontwikkelde software kunt u een XML-gegevensbestand in het gegevensportaal uploaden. Met één XML-bestand kunt u in één bestand gegevens aanleveren voor meerdere uitbetalende partijen. Tip. Deze manier van aanleveren is bij uitstek geschikt voor grote aantallen meldingen.

Aanleveren via Digipoort

Certificaat. Sinds 1 januari 2023 kunt u gegevens over uitbetaalde bedragen aan derden ook aanleveren via Digipoort, met software die u heeft gekocht of zelf heeft gebouwd. Digipoort is het beveiligde digitale kanaal van de overheid. Om via Digipoort berichten te versturen en te ontvangen, heeft u een PKIoverheid services servercertificaat nodig. Meer informatie hierover vindt u op https://bit.ly/3D9SoaE

Hoe? U maakt een XML-gegevensbestand met software die u heeft gekocht of zelf heeft gebouwd. Daarna uploadt u dit gegevensbestand in Digipoort. U kunt in een bestand gegevens aanleveren voor verschillende partijen die hebben uitbetaald. Deze manier van aanleveren is geschikt voor grote aantallen meldingen.

Op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 30, nr. 1 vindt u de Handleiding Uitbetaalde bedragen aan derden van de Belastingdienst.

Goed om rekening mee te houden

Controle op schijnzelfstandigheid. Met ingang van 1 januari 2025 is de Belastingdienst intensiever gaan controleren op schijnzelfstandigheid. Hierdoor vallen arbeidskrachten die nu wellicht nog als zzp’er voor u werken, straks onder de opgave-plicht UBD.

Voorsorteren. U kunt hierop alvast voorsorteren door uw administratie voortaan zo in te richten dat u de gegevens voor opgaaf UBD over 2025 op eenvoudige wijze uit uw administratie kunt halen.