VERZUIM - 10.12.2024

Hoe voert u een verzuimgesprek?

Het verzuimgesprek

Praat in een verzuimgesprek niet over de ziekte, maar over de negatieve gevolgen van de afwezigheid van medewerkers. Dit heet het demedicaliseren van het ziekteverzuim. Het is de inzet om met afspraken de oorzaken weg te nemen om zo toekomstig ziekteverzuim te voorkomen. Een verzuimgesprek kent vijf stappen.

Stap 1: de feiten

Informeer de medewerker aan de hand van een verzuimoverzicht over zijn ziekteverzuim, bijv. “Binnen onze organisatie wordt met iedere medewerker die zich een derde keer binnen zes maanden ziek meldt een verzuimgesprek gevoerd. Vorige week was jouw vierde ziekmelding”. Aangegeven wordt dat de medewerker frequent of langer dan de afgesproken norm verzuimt en dat dan met iedere medewerker (geen willekeur) een verzuimgesprek wordt gevoerd. Tip.  Som alle feiten (data en duur) rustig op. Hiermee wordt de toon van het gesprek gezet.

Stap 2: de gevolgen

Verwoord de gevolgen van de regelmatig terugkerende afwezigheid van de medewerker, zoals het steeds opnieuw regelen van vervanging, lessen die uitvallen, vergaderingen die moeten worden geannuleerd of een project dat vertraging oploopt. Tip.  Roep de medewerker niet ter verantwoording, maar vergroot de bewustwording dat zijn afwezigheid tot last en gedoe bij collega’s, opdrachtgevers, klanten, etc. leidt.

Stap 3: het doel

Het doel van het verzuimgesprek is het achterhalen van de oorzaken om deze vervolgens weg te nemen. Als de oorzaken werkgerelateerd zijn, kunnen hier misschien in hetzelfde gesprek al verbeterafspraken over gemaakt worden, bijv. het herstellen van de onbalans tussen werkbelasting en belastbaarheid, meer uitdagend werk, etc. Als er wat anders aan de hand is, kunt u uw medewerker via de bedrijfsarts doorverwijzen naar professionele ondersteuning (psycholoog, verslavingsdeskundige, diëtiste, etc.). Tip.  Een zieke medewerker kost gemiddeld per dag € 250 tot € 400. Het terugdringen van het ziekteverzuim levert geld op en voorkomt gedoe.

Stap 4: reactie van de medewerker

Na de eerste drie stappen, een monoloog, geeft de medewerker antwoord op de volgende (voorbeeld)vragen: “Wat is volgens jou de reden dat jij de afgelopen twee maanden, vier keer op vrijdag afwezig was?” en “Als de oorzaak werkgerelateerd is, wat kan ik, jij en/of de organisatie daaraan doen?” Tip.  Beschouw het verzuim als een signaal en een reden voor aandacht. Ook als er bedenkingen zijn, spreek deze vooralsnog niet uit. Benadruk het belang van de oplossingen en laat de medewerker aan het woord.

Stap 5: oplossingen en afspraken

Als de oorzaken van het ziekteverzuim werkgerelateerd zijn, gaan de gesprekspartners samen op zoek naar een oplossing. Voorbeelden van werkgerelateerde oorzaken zijn: fysiek te zwaar werk, ruzie op de werkvloer, een onprettige werksfeer, weinig uitdagend werk, geen ontwikkelingsmogelijkheden of wellicht een verstoorde arbeidsrelatie. Tip.  Laat de medewerker met oplossingen komen en leg deze schriftelijk vast. Bespreek een moment waarop getoetst wordt of de oorzaken van het ziekteverzuim ook afdoende weggenomen zijn en of dat de ondersteuning begint te werken.