Uw volgende stap

E-kilometerregistratie

[Rekentool]

Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto indienen

[Informatie]

Met de bestelauto van de zaak op vakantie

Het klinkt ideaal. U stelt uw werknemer een bestelauto ter beschikking. De werknemer gebruikt deze maximaal 500 kilometer per jaar privé, alleen houdt hij dan een kilometeradministratie bij en op het eind volgt er toch geen bijtelling voor privégebruik. Hoe werkt dat dan?

Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

Verklaring indienen. De hiervoor gegeven mogelijkheid kan worden benut door gebruik te maken van een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto. Als werkgever kunt u voor uw werknemer een dergelijke verklaring digitaal bij de Belastingdienst indienen via Inloggen voor ondernemers. Met zo’n verklaring mag de werknemer de bestelauto niet privé gebruiken, krijgt hij geen bijtelling, maar hoeft hij ook geen kilometeradministratie bij te houden.

Verklaring opzeggen. De verklaring kan echter ook weer worden opgezegd. Tot dat moment gaat de Belastingdienst ervan uit dat de bestelauto niet privé is gebruikt. Tip.  Wordt de verklaring dus opgezegd en gaat de werknemer de bestelauto vanaf dat moment toch privé gebruiken, dan blijft de bijtelling achterwege als uit een rittenregistratie blijkt dat de bestelauto in het jaar niet meer dan 500 kilometer privé is gebruikt.

Combi rond jaarwisseling

Rond de jaarwisseling bestaat zodoende zelfs de mogelijkheid de bestelauto zonder bijtelling in een korte periode 1.000 kilometer privé te gebruiken. Dat kan door voor de bestelauto in het eerste jaar dat deze ter beschikking is gesteld, direct vanaf 1 januari de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto aan te vragen. De auto mag dan het hele jaar niet privé worden gebruikt, totdat de werknemer van plan is deze bijv. eind december voor de kerstvakantie te gebruiken. Vanaf dat moment wordt de verklaring opgezegd en mag de werknemer de bestelauto dat jaar nog 500 kilometer privé gebruiken. Na de jaarwisseling moet de werknemer de kilometeradministratie bij blijven houden. Let op.  Wordt de bestelauto niet meer dan 500 kilometer privé gebruikt voor de terugrit vanaf de vakantiebestemming, dan is het van belang dat na terugkomst de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto weer wordt aangevraagd. De Belastingdienst gaat er dan van uit dat de bestelauto vanaf dat moment niet meer privé wordt gebruikt. Omdat de bestelauto dat jaar niet meer dan 500 kilometer privé is gebruikt, blijft de bijtelling ook dat jaar achterwege.

Aandachtspunten

Het is van groot belang dat de auto tijdens de momenten waarop de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto is aangevraagd, niet privé wordt gebruikt. Zelfs niet één kilometer om op weg naar huis even om te rijden langs de supermarkt. Bij een controle zult u namelijk moeten bewijzen dat er geen sprake was van privégebruik. Verder is van groot belang dat:

• u de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto tijdig indient en weer opzegt; en
• als de verklaring niet van toepassing is, er een sluitende kilometeradministratie wordt bijgehouden. U zult desgevraagd namelijk moeten bewijzen dat op de momenten dat de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto niet van toepassing was, het aantal privékilometers per jaar niet boven de 500 kilometer uitkwam.

Ook voor de dga. Omdat u als dga fiscaal als werknemer wordt aangemerkt, kunt u ook als dga van de hiervoor gegeven situatie gebruikmaken.