PERSONEEL - 07.11.2024

Kortste of snelste route bij kilometervergoeding werknemer?

Uit onderzoek blijkt dat veel werkgevers hun personeel een vergoeding geven voor zakelijk gemaakte kilometers. Ook woon-werkverkeer wordt daarbij als zakelijk aangemerkt. Een dergelijke vergoeding kan belastingvrij worden gegeven tot een bedrag van maximaal € 0,23/km (2024). De vraag is echter van welke route er moet worden uitgegaan voor het berekenen van het aantal afgelegde kilometers. De Belastingdienst heeft hierover onlangs duidelijkheid verschaft. Wat kunt u hiermee?

Meest gebruikelijke weg

Uitgangspunt voor het berekenen van een onbelast te verstrekken vergoeding is dat de route wordt berekend via de meest gebruikelijke weg. Hieronder verstaan we de weg die door de meeste personen gebruikt wordt om op de betreffende plaats van bestemming te komen. Dit zal niet altijd bij voorbaat duidelijk zijn, zeker niet als er bijv. wordt omgereden om files te mijden. In zo’n geval hoeft de meest gebruikelijke weg dus niet de kortste te zijn. Zijn er meerdere routes die als meest gebruikelijke weg zijn aan te merken, dan moet u van deze routes wel de kortste nemen.

Welk vervoermiddel? Ook telt mee met welk vervoermiddel er gereisd wordt. Zo kan de meest gebruikelijke weg voor een automobilist anders zijn dan die voor een werknemer die op de fiets naar het werk reist. U zult desgewenst aannemelijk moeten maken dat de betreffende werknemer gebruikmaakt van het vervoermiddel waarvoor u de meest gebruikelijke route hanteert.

Vaste vergoeding woon-werkverkeer. U kunt voor woon-werkverkeer onder voorwaarden uw personeel een vaste vergoeding geven. U mag dan uitgaan van een vast aantal dagen waarop er in het jaar gereisd wordt tussen woning en arbeidsplaats en van een vast aantal kilometers. Op deze manier kunt u uw administratieve lasten beperken, want anders moet u dagelijks bijhouden welke werknemer u een vergoeding mag geven. Uitgangspunt is dat u onder voorwaarden bij een fulltimedienstverband de vergoeding mag baseren op 214 reisdagen per jaar als er op minstens 128 dagen van en naar het werk wordt gereisd. Hanteer ook dan de meest gebruikelijke route.

Onderzoek nodig?

Hieruit volgt dat het vaak nodig zal zijn om te onderzoeken welke onbelaste reiskostenvergoedingen u uw werknemers kunt verschaffen. Met welk vervoermiddel wordt er gereisd, is dit gedurende het hele jaar het geval, wat is de meest gebruikelijke route, is deze route in de loop van het jaar gewijzigd door bijv. de aanleg van een brug of omdat de werknemer verhuisd is, etc.

Vooroverleg mogelijk. De Belastingdienst ervaart regelmatig problemen bij het toekennen van onbelaste reiskostenvergoedingen en geeft daarom aan dat er altijd vooroverleg mogelijk is in geval van twijfel. Op deze manier voorkomt u bijv. discussie over de vraag of inderdaad het merendeel van de personen omrijdt om een standaard file te vermijden of de ringweg om een stad prefereert in plaats van een rit door de stad zelf, inclusief een zee aan verkeerslichten. Tip.  Houd in uw achterhoofd dat u een eventueel belast deel van een reiskostenvergoeding altijd onder kunt brengen in de werkkostenregeling, bijv. als een werknemer om persoonlijke redenen aan een andere weg toch de voorkeur geeft boven de meest gebruikelijke.

Voor meer informatie over de werkkostenregeling, ga naar https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 27, nr. 5.