AUTO VAN DE ZAAK - 01.11.2024

Belastingdienst verduidelijkt fiscale regels rond deelauto

Geen specifieke regels In de praktijk wordt er regelmatig gebruikgemaakt van deelauto’s, maar in de fiscale wet- en regelgeving zijn er geen specifieke regels over de deelauto, noch een definitie van dat begrip te vinden. In de notitie verduidelijkt de Belastingdienst de fiscale regels ten aanzien van het gebruik van deelauto’s door werknemers aan de hand van een aantal voorbeelden, nadat eerst de in dit kader van belang zijnde wet- en regelgeving en jurisprudentie kort wordt uiteengezet.

Begrip deelauto

In de notitie wordt de deelauto gedefinieerd als een auto die door meerdere personen wordt of kan worden gebruikt. Dat kan een werkgever zijn die één auto aan meerdere werknemers ter beschikking stelt of een externe aanbieder die auto’s ter beschikking stelt aan een werknemer, al dan niet via diens werkgever.

Mogelijk toepasselijke wetgeving

Voor de fiscale behandeling van door werknemers gebruikte deelauto’s moet worden aangesloten bij bestaande fiscale regels afhankelijk van de situatie. Uitgangspunt is dat loon al hetgeen is dat uit een (vroegere) dienstbetrekking wordt genoten. Dit kan zowel loon in geld zijn, als loon in natura.

Loon in geld Vergoedt de werkgever de reiskosten die de werknemer maakt met zijn eigen auto of een (deel)auto die hij zelf heeft gehuurd of geleased, dan is er sprake van loon in geld. De werkgever mag dan een gericht vrijgestelde vergoeding toekennen aan een werknemer van maximaal € 0,23 (2024) per kilometer voor zakelijke reizen (waaronder ook woon-werkverkeer) met deze auto.

Loon in natura Stelt de werkgever een (deel)auto ter beschikking aan zijn werknemer, dan is er sprake van loon in natura. In dat geval geldt de regeling privégebruik auto. Op grond daarvan moet de werkgever een forfaitaire bijtelling in aanmerking nemen bij de werknemer als de auto ook voor privédoeleinden ter beschikking is gesteld.

Notitie Na een korte algemene inleiding gaat de Belastingdienst in de notitie in op een paar specifieke aandachtspunten, onder meer over de definitie van ter beschikking gesteld.

Ter beschikking gestelde auto

Volgens de Hoge Raad houden de woorden ter beschikking gesteld in dat de belastingplichtige de macht heeft om over de auto naar goedvinden te beschikken. Blijft de feitelijke beschikkingsmacht over de auto bij de werkgever, dan is er geen sprake van een aan de werknemer ter beschikking gestelde auto. In de notitie worden voorbeelden uit de jurisprudentie gegeven over de allocatie van de beschikkingsmacht.

bz-advies

Er is (pas) sprake van een ter beschikking gestelde auto als de werknemer de macht heeft om over de auto naar goedvinden te beschikken.

Periode terbeschikkingstelling De werkgever moet de regeling privégebruik auto toepassen per kalenderjaar. Dit is anders wanneer de werknemer slechts gedurende een beperkte periode (bijv. een dag of een maand) kan beschikken over een auto, bijv. via een deelauto-abonnement. In dat laatste geval geldt de regeling alleen op dagen dat hij/zij de auto reserveert.Is er sprake van een terbeschikkingstelling van dezelfde (deel)auto aan meerdere werknemers, dan moet de werkgever de forfaitaire bijtelling in redelijkheid verdelen.

Vervoer vanwege de inhoudingsplichtige Voorziet de werkgever de werknemer wel van een (deel)auto, maar is er geen sprake van een terbeschikkingstelling zoals hiervoor omschreven, dan is er sprake van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige. Het vervoer is dan onbelast als er sprake is van een zakelijke reis. Eventuele privékilometers die een werknemer maakt met de auto, zijn belast op basis van de werkelijke kosten.

Verduidelijking middels voorbeelden

In de notitie worden de geldende regels voor het gebruik van deelauto’s door werknemers aan de hand van een zevental voorbeelden verduidelijkt.

• Werkgever reserveert auto voor een zakelijke reis.
• Werkgever heeft abonnement bij deelautobedrijf voor werknemers.
• Werknemer heeft abonnement bij deelautobedrijf/gebruik enkele rit.
• Werknemer heeft abonnement bij deelautobedrijf/gebruik indien nodig.
• Werkgever biedt deelauto aan via mobiliteitsbudget.
• Werkgever huurt een auto voor drie werknemers.
• Werkgever heeft één bedrijfsauto voor drie werknemers.

Een drietal voorbeelden kort samengevat

Werkgever reserveert auto voor een zakelijke reis Een werkgever met een deelauto-abonnement reserveert vlakbij het openbaarvervoerstation een auto voor een werknemer die deze auto nodig heeft om naar een klant te reizen. Omdat de auto uitsluitend voor zakelijk gebruik wordt ingezet en de beschikkingsmacht bij de werkgever ligt, geldt de regeling voor de ter beschikking gestelde auto niet, maar is er sprake van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige. Het openbaar vervoer en fietskilometers van en naar het station kan de werkgever onbelast vergoeden, respectievelijk maximaal € 0,23 per kilometer of de werkelijke kosten van het openbaar vervoer.

Werkgever heeft abonnement bij deelautobedrijf voor werknemers Werknemers kunnen zonder voorafgaande goedkeuring een deelauto reserveren voor zakelijke ritten. Privégebruik is niet toegestaan op straffe van een boete. De werkgever houdt achteraf toezicht op het privégebruik via facturen en administreert een en ander. Omdat de werknemer de feitelijke beschikkingsmacht over de auto heeft en naar eigen inzicht de auto gebruikt, is er sprake van een ter beschikking gestelde auto. Maar doordat de werkgever door het reëel verbod op privégebruik kan bewijzen dat de auto op kalenderjaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt (tegenbewijsregel), is de bijtelling nihil en zijn de eventuele privékilometers onbelast.

Werkgever biedt deelauto aan via mobiliteitsbudget Een werknemer krijgt een mobiliteitsbudget van € 800 per maand dat hij via een app kan inzetten voor zakelijke reizen. Met de app kan de werknemer een auto reserveren bij een autoverhuurbedrijf. De werknemer mag het budget en dus ook de auto alleen voor zakelijke reizen gebruiken. Gebruikt de werknemer de auto toch voor privédoeleinden, dan factureert het verhuurbedrijf de kosten hiervan rechtstreeks aan de werknemer. De werkgever controleert het (privé)gebruik van de auto niet. In dit geval is er sprake een terbeschikkingstelling van de auto en moet er rekening worden gehouden met een bijtelling. Deze bijtelling is nihil als overtuigend kan worden aangetoond dat de auto op kalenderjaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt. Omdat de werknemer niet alle dagen kan beschikken over een auto, geldt de bijtelling alleen op de dagen dat de werknemer een auto reserveert via de app. De 500-kilometergrens moet worden herrekend aan de hand van de mate van terbeschikkingstelling. Heeft de werknemer de auto maar voor tien dagen in het jaar ter beschikking, dan geldt een grens van 10/365 x 500 km = 13,6 km.