KOSTENVERGOEDING - 11.10.2024

Reizen naar het buitenland: mag u werken met vaste bedragen?

Vrijgestelde vergoeding?

Voor zakelijke verblijfskosten onderweg in het buitenland (het gaat dan om kosten van overnachting, maaltijden, e.d., tijdens een zakentrip over de grens) mag u een gericht vrijgestelde vergoeding geven aan uw werknemers. Normaal gesproken bent u verplicht om bonnetjes en facturen te verzamelen waaruit de kosten blijken. Lukt dat niet, dan is de vergoeding belastbaar: heffing dus bij de werknemer zelf, tenzij de vergoeding wordt opgenomen in de vrije ruimte van de WKR (het loonbelastingvrije budget van uw bedrijf).

Over de grens. Maar over de grens is het niet altijd eenvoudig om begrijpelijke bonnetjes en facturen te krijgen. Denk in deze gevallen eens aan de reisregeling ambtenaren buitenland. Deze regels zijn anders dan voor binnenlandse reizen.

Ambtenaren? Ambtenaren kunnen onder voorwaarden vaste bedragen vergoed krijgen voor gemaakte kosten tijdens reizen over de grens. Tip.  Ook u mag deze regeling toepassen. Dat betekent dat u aan uw werknemers belastingvrij een vast bedrag mag geven voor maaltijden, logies en kleine uitgaven tijdens de dienstreis. Let op.  Het gaat daarbij natuurlijk alleen om de kosten die de werknemers zelf moeten betalen. Regelt u het eten en/of de overnachting, dan mag u in zoverre geen onbelaste vergoeding verstrekken.

Voorwaarden. Voorwaarde hiervoor is dat uw werknemers qua kosten vergelijkbaar zijn met ambtenaren. U moet hierbij vanaf 2024 aansluiten bij artikel 10.3 van CAO Rijk. Let op.  De reisregeling buitenland geldt alleen:

• als de reis 60 dagen of korter duurt;
• als de reis langer duurt dan vier uur;
• voor reisgedeelten in Nederland van vier uur of langer om naar een vliegtuig of boot te komen. Ook een voorovernachting voor een vlucht binnen Europa valt onder de reisregeling buitenland.

Reist uw medewerker met het vliegtuig naar buiten Europa, dan geldt de reisregeling niet voor de vlieguren.

Op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 15, nr. 2 vindt u de CAO Rijk.

CAO Rijk. De CAO Rijk kent voor het buitenland een vergoeding die twee keer per jaar wordt bijgesteld en per locatie qua hoogte verschilt. Deze vergoeding is opgesplitst in twee delen: maximumlogieskosten en overige kosten. Zo is bijv. voor Aruba momenteel het maximumbedrag aan logieskosten € 228 en het bedrag aan overige kosten per etmaal maximaal € 134. Het bedrag aan overige kosten per etmaal van de reis is als volgt verdeeld. Andere kosten, zoals visa, horen er dus niet in thuis.

In horeca genuttigd. Voor ontbijt, lunch en avondeten geldt dat uw werknemer deze in een horecazaak moet hebben genuttigd. Een broodje van de super voldoet hier dus niet aan! Let op.  Voor overnachten is wel een bewijs van het overnachten nodig. Ontbreekt deze, dan mag u maximaal € 11,34 vergoeden voor maximaal vier overnachtingen. Deze vergoeding is wel belastbaar als loon bij de werknemer of wordt opgenomen in de vrije ruimte van de WKR.