Belastingdienst gaat controle op schijnzelfstandigen weer activeren. Wat als u zzp’ers inhuurt, waarop moet u letten?

Weer controle op schijnzelfstandigheid

Zoals u wellicht heeft vernomen, wordt vanaf 1 januari 2025 het handhavingsmoratorium weer opgeheven. Vanaf deze datum hanteert de Belastingdienst weer de gebruikelijke regels voor het opleggen van correctieverplichtingen, naheffingsaanslagen en boetes bij de handhaving van de kwalificatie van arbeidsrelaties voor de loonheffingen. Wat moet uw weten?

Inspanning. De opheffing van het handhavingsmoratorium vergt voor zowel werkgevers als voor de werkenden (opdrachtnemers) behoorlijk wat inspanning. Het kabinet wil daarom voorkomen dat partijen die kunnen aantonen dat ze bezig zijn met de juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie, gelijk na de opheffing van het handhavingsmoratorium worden geconfronteerd met vergrijpboetes.

Boetebeleid. Voor het opleggen van vergrijpboetes geldt onder voorwaarde een overgangsperiode van een jaar. Tip.  De Belastingdienst zal in 2025 coulant omgaan met het opleggen van vergrijpboetes als u kunt aantonen dat u bezig bent met het verkleinen van schijnzelfstandigheid binnen uw bedrijf. Let op.  Er kunnen wel verzuimboetes worden opgelegd.

Modelovereenkomsten

Ook heeft het kabinet bekendgemaakt dat er geen modelovereenkomsten meer door de Belastingdienst worden goedgekeurd. De reden hiervoor is dat een modelovereenkomst vooraf geen zekerheid kan bieden dat er geen sprake is van loondienst. De beoordeling van arbeidsrelaties is immers gebaseerd op hoe er feitelijk gewerkt wordt. Hierdoor is volledige zekerheid vooraf niet te geven. Let op.  De lopende goedgekeurde modelovereenkomsten blijven geldig tot hun einddatum.

De laatste einddatum is in 2029. Op basis van de goedgekeurde lopende modelovereenkomsten kan men tot de einddatum van de modelovereenkomst deze nog gebruiken.

Alleen zekerheid als ... De modelovereenkomst biedt alleen zekerheid als zowel de zzp’er en de opdrachtgever conform de modelovereenkomst werken.

Naheffing. De handhaving op arbeidsrelaties richt zich voornamelijk op de loonheffingen bij de opdrachtgevers. Wanneer u als bedrijf niet aan de regels voldoet, kan de Belastingdienst u een naheffing tot maximaal vijf jaar terug opleggen. Er wordt vanaf 1 januari 2025 wel rekening gehouden met het eerdere handhavingsmoratorium. Tip.  Dit houdt in dat de Belastingdienst alleen met terugwerkende kracht corrigeert tot 1 januari 2025, de datum van de opheffing van het handhavingsmoratorium.

Kwade opzet. Is er sprake is van kwaadwillendheid of is een eerdere aanwijzing van de Belastingdienst niet in voldoende mate opgevolgd, dan kan de Belastingdienst naheffen tot het moment dat er sprake was van kwaadwillendheid met een maximum van vijf jaar, dan wel tot het moment dat de Belastingdienst de aanwijzing heeft gegeven.

Aantonen verkleinen schijnzelfstandigheid? Om aan te tonen dat u als bedrijf actief bezig bent met het verkleinen van schijnzelfstandigheid, moet u laten zien dat u concrete stappen onderneemt om te voldoen aan de wetgeving. De hiernavolgende stappen kunnen u daarbij helpen.

Contracten. Zorg ervoor dat het contract dat u met een zzp’er afsluit, duidelijk de aard van de samenwerking en de zelfstandige positie van de zzp’er weergeven. De zzp’er moet zonder gezagsverhouding werken en mag niet dezelfde taken verrichten als andere werknemers binnen uw bedrijf.

Modelovereenkomsten. Controleer of de door de Belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomsten nog actueel zijn. Controleer of de dagelijkse werkzaamheden nog steeds overeenkomen met uw oorspronkelijke beoordeling van de arbeidsrelatie.

Doorlichting van ingehuurde zzp’ers

Analyseer de huidige werkrelaties om te bepalen of de door u ingehuurde zzp’ers in de praktijk ook daadwerkelijk functioneren als zelfstandige ondernemers.

• Werkt hij voor eigen rekening en risico?
• Is hij ingeschreven bij de KvK?
• Heeft hij meerdere opdrachtgevers per jaar?
• Maakt hij reclame?

Uw actie. Indien blijkt dat de zzp’er die u heeft ingehuurd, niet functioneert als zelfstandig ondernemer, besluit dan om hem in dienst te nemen of de samenwerking te beëindigen.

Voorlichting/training leidinggevenden

Interne opleidingen. Organiseer trainingen voor leidinggevenden, managers en HR-afdelingen over de regels rondom schijnzelfstandigheid. Zorg dat deze de risico’s begrijpen en weten hoe zzp’ers op een correcte manier ingezet moeten worden.

Interne beleidsaanpassingen. Stel beleidsrichtlijnen op waarin duidelijk wordt hoe en wanneer zzp’ers mogen worden ingehuurd en onder welke voorwaarden.

Opvangen werk via inhuren. Een zzp’er inhuren om werkzaamheden op te vangen bij drukte of ziekte van een werknemer van uw bedrijf is een aanwijzing voor een gezagsverhouding als deze werkzaamheden normaliter door werknemers worden gedaan.

De manier van aansturen van zzp’ers

Geen gezagsverhouding. Zzp’ers mogen niet worden aangestuurd zoals het geval is bij werknemers. Zorg ervoor dat er geen aansturing, toezicht of roosters zijn die lijken op een werknemer-werkgeverrelatie. Zo moet de zzp’er vrij zijn in hoe en waar hij het werk uitvoert en op welke tijden. Let op.  Brengt de aard van het werk met zich mee dat de zzp’er op een bepaalde locatie of op een bepaald tijdstip moet werken (zoals op een bouwplaats), dan is dit niet automatisch een aanwijzing voor een gezagsverhouding.

Monitoring en rapportage

Interne controles. Voer regelmatig audits uit om te controleren of de regels correct worden toegepast. Documenteer eventuele aanpassingen die zijn gedaan om schijnzelfstandigheid te voorkomen.

Externe controles. Schakel uw adviseur in om de werkrelaties en contracten en overeenkomsten te beoordelen. Zorg ervoor dat deze in lijn zijn met de wet- en regelgeving.

Communicatie met zzp’ers

Heldere communicatie. Zorg ervoor dat zzp’ers zich bewust zijn van hun zelfstandige status en de bijbehorende verantwoordelijkheden. Dit kan schriftelijk worden vastgelegd in overeenkomsten en bevestigingen.

Bevestiging van zelfstandigheid. Vraag zzp’ers om een verklaring te ondertekenen, waarin staat dat ze zelfstandig zijn, hun eigen tarieven bepalen, meerdere opdrachtgevers hebben en over de benodigde ondernemersverzekeringen (zoals een aansprakelijkheidsverzekering) beschikken.

Aanpassing van wervingsbeleid zzp’er

Selectiecriteria voor zzp’ers. Pas het selectieproces voor zzp’ers aan, zodat u alleen zzp’ers aanneemt die voldoen aan de criteria voor zelfstandigheid.

Zorgvuldige afweging. Overweeg goed wanneer u een zzp’er inhuurt en wanneer het gepast is om een werknemer aan te nemen. Let op.  Huur geen zzp’ers in voor werk dat structureel deel uitmaakt van de kernactiviteiten van uw bedrijf. Dit is namelijk een aanwijzing voor een gezagsverhouding.