Vaste reiskostenvergoeding stopzetten?

Vaste vergoeding. Voor werknemers die regelmatig naar een vaste werkplek reizen, wordt in de regel gebruikgemaakt van de vaste reiskostenvergoeding. Dit is een regeling die ervoor zorgt dat u mag uitgaan van een vast reispatroon en niet iedere reis afzonderlijk hoeft bij te houden. Dit scheelt een hoop administratieve rompslomp.

Hoe werkt deze regeling?

214 dagen. Uw werknemers kunnen gebruikmaken van de vaste reiskostenvergoeding mits zij vermoedelijk in minimaal 36 weken per jaar naar een vaste werkplek reizen. Als zij hieraan voldoen, mag u als werkgever voor 214 dagen per jaar een vaste reiskostenvergoeding geven tegen € 0,23 per kilometer (2024). Tip.  In het aantal van 214 dagen is al rekening gehouden met kortdurende ziekte, incidenteel thuiswerken, vakantie, etc.

Voorbeeld.Stel, een werknemer werkt fulltime. Er wordt gebruikgemaakt van de 214-dagenregeling. De enkele reisafstand bedraagt 30 kilometer. Concreet betekent dit dat voor deze werknemer een vaste reiskostenvergoeding per jaar mag worden verstrekt van 30 x 2 x 214 dagen x € 0,23 = € 2.953, dit is dan € 246 per maand. Deze vergoeding mag onbelast worden gegeven.

Parttimewerk. Als een werknemer parttime werkt, mag de 214-dagenregeling naar rato worden toegepast. Dus uitgaande van dit voorbeeld zou bij een driedaagse werkweek 60% x € 246 = € 147,60 per maand vergoed kunnen worden.

Afwezigheid

De vraag is hoelang deze vaste reiskostenvergoeding mag worden gehandhaafd als uw werknemer langdurig op vakantie is of langere tijd ziek is.

Kortstondig. Bij kortstondige afwezigheid mag de reiskostenvergoeding gewoon worden voortgezet. Er is sprake van kortstondige afwezigheid als in redelijkheid een afwezigheid van maximaal zes aaneensluitende weken te verwachten is. De zomervakantie zal hier zodoende in de regel onder vallen.

Te voorzien. Bij langdurigere afwezigheid ligt dit anders. Op het moment dat een langdurige afwezigheid in redelijkheid is te voorzien, mag de vaste reiskostenvergoeding de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog onbelast worden uitbetaald. Daarna is een vaste onbelaste reiskostenvergoeding pas weer toegestaan per de eerste van de maand volgend op de maand van herstel.

Arbeidsrecht

Houd er rekening mee dat de weergegeven regels omtrent stoppen en hervatten van de vaste reiskostenvergoeding de fiscale regels zijn. Arbeidsrechtelijk kunnen er andere afspraken zijn gemaakt, bijv. in een cao. In dat geval mag u mogelijk de reiskostenvergoeding al eerder stopzetten of moet u deze langer laten doorlopen. In het laatste geval is dit fiscaal wel een aandachtspunt. Let op.  Als u immers de vaste reiskostenvergoeding langer laat doorlopen dan fiscaal toegestaan, kan deze niet langer onbelast worden verstrekt. U zult dan deze vergoeding moeten verlonen, dan wel opnemen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Nacalculatie? Nacalculatie van de vaste reiskostenvergoeding op basis van de 214-dagenregeling is niet verplicht. U hoeft dus niet achteraf te controleren of u te veel heeft verstrekt. Hierop bestaat één uitzondering. Bij een enkele reisafstand van 75 kilometer of meer is nacalculatie wel verplicht. Een overschot moet worden gecorrigeerd door terugbetaling, verloning of opname in de vrije ruimte.