ADMINISTRATIE - 08.07.2024

Onbetaalde facturen, klein leed of grote frustratie?

Werk en facturen in orde

Een eerste vereiste om uw facturen volledig en op tijd betaald te krijgen, is natuurlijk goed werk leveren. Ook moet u zorgen dat uw facturen kloppen en ook voldoende inzicht geven in de werkzaamheden of de producten die u heeft geleverd. Tip 1.  Vermeld op de factuur duidelijk de betalingstermijn. Tip 2.  Wacht niet te lang met factureren, er zijn ook ondernemers die voor het sturen van de factuur nog even bellen of het werk of de producten aan de verwachtingen voldoen. Tip 3.  Blijft een factuur toch onbetaald, onderneem dan actie zodra de betalingstermijn is verlopen. Dit is geen leuk werk, maar als u er mee wacht, wordt het er echt niet leuker op. U kunt dan ook nog eventuele klachten van uw klant oplossen.

Zelf aan de slag …

Contact opnemen. Bel uw klant meteen na de vervaldatum van de factuur en vraag naar de betaling. Het kost u wat tijd, maar het levert u vaak direct geld op. Misschien levert het contact met uw klant ook nog waardevolle informatie op of kunt u daardoor de relatie bestendigen.

Herinnering en aanmaning sturen. Krijgt u geen contact, stuur dan een herinnering. Blijft betaling uit, stuur dan een aanmaning met incassokosten en rente. Blijf ondertussen proberen om telefonisch contact te krijgen. Probeer zakelijk te blijven en luister ook naar het verhaal van uw klant. Tip.  Het kan helpen om te werken met een stappenplan dat u vooraf opstelt. Een voorbeeld vindt u op de website van de Kamer van Koophandel ( https://ondernemersplein.kvk.nl/stappenplan-klant-betaalt-factuur-niet ).

Maak goede afspraken. Doe pas weer zaken met uw klant als de oude facturen (en uw kosten) zijn betaald. Gaat u toch door met leveren, spreek dan af dat iedere nieuwe levering direct wordt betaald en dat bij iedere betaling ook een deel van de oude schuld wordt ingelopen. Tip.  Accepteer in deze gevallen geen nieuwe betalingsachterstanden.

… of uitbesteden

Vindt u het lastig om achter uw geld aan te gaan of bent u bang dat u daarmee de relatie beschadigt, dan kunt u het debiteurenbeheer ook uitbesteden. Een ander zal het beter lukken zakelijk te blijven en is misschien in staat tot een compromis te komen als daar aanleiding toe bestaat.

Incassobureau of deurwaarder. Krijgt u ondanks uw inspanningen geen betaling los, overweeg dan om de factuur over te dragen aan een incassobureau of deurwaarder. In principe betaalt de debiteur de kosten hiervan. Tip.  U kunt hiervoor ook no cure, no pay-afspraken maken of een incasso-abonnement afsluiten. Mogelijk biedt uw rechtsbijstandsverzekering ook dekking voor incassozaken.

Hoe zit het fiscaal?

Vennootschapsbelasting. Een factuur die niet wordt voldaan, kunt u afboeken van de winst. Als gevolg daarvan betaalt uw BV dus minder vennootschapsbelasting. Tip.  Als een geschil zich voortsleept over meerdere jaren, kunt u hiervoor per balansdatum een voorziening dubieuze debiteuren vormen.

Btw terugvragen. Zodra voldoende zeker is dat uw geld niet binnenkomt, dit is in elk geval zodra de factuur een jaar openstaat, kunt u de door u afgedragen btw terugvragen bij de Belastingdienst.

Voor meer informatie over oninbare facturen en btw, ga naar https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 29, nr. 7.