PERSONEEL - 08.07.2024

Fiscus verduidelijkt vrijstelling gsm van de zaak werknemer

Het valt niet mee. In de loonbelasting bestaat een aantal gerichte vrijstellingen, terwijl u daarnaast gebruik kunt maken van de werkkostenregeling (WKR). Ook via deze regeling kunt u een aantal zaken belastingvrij vergoeden of verstrekken. Komt u hiermee echter boven de vrije ruimte, dan moet u als werkgever voor de verschuldigde belasting opdraaien. In de praktijk blijkt een en ander voor een aantal zaken weinig duidelijk en dus heeft de Belastingdienst dit onlangs toegelicht voor noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.

Duurdere gsm van de baas?

Aan de hand van een voorbeeld is de Belastingdienst nader ingegaan op de vrijstelling voor noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. In dit voorbeeld vergoedt een werkgever € 600 voor een noodzakelijke mobiele telefoon. De werknemer koopt echter een toestel van € 1.000 en ruilt daarom een bedrag van € 400 uit met zijn brutoloon. De werkgever wijst het hele bedrag van € 1.000 aan als eindheffingsloon.

Uitwerking. In deze situatie is het om te beginnen van belang dat de vergoede telefoon noodzakelijk is voor het werk, ofwel naar het redelijke oordeel van de werkgever de telefoon noodzakelijk is voor het goed kunnen uitoefenen van het werk. De mate van zakelijk gebruik is dan niet van belang en het privévoordeel van de werknemer is onbelast. Een noodzakelijke telefoon is gericht vrijgesteld, maar dat geldt niet als de werknemer besluit om een duurder exemplaar aan te schaffen. In dit voorbeeld is dus € 600 gericht vrijgesteld en dient € 400 ondergebracht te worden in de WKR.

Werkkostenregeling (WKR). Zoals bekend, kent ook de WKR een aantal voorwaarden. Zo kan de genoemde € 400 worden ondergebracht in de vrije ruimte, maar als deze niet voldoende is, dient de werkgever over deze € 400 80% eindheffing te betalen, oftewel € 320. De vrije ruimte is weer afhankelijk van uw loonsom. Tot een loonsom van € 400.000 is de vrije ruimte 1,92%, van het meerdere boven € 400.000 is dit 1,18%. Verder kent de WKR de gebruikelijkheidstoets. Een vergoeding mag niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is. Wordt in plaats van een telefoon van € 1.000 een exemplaar van bijv. € 3.000 aangeschaft, dan zal dit niet snel als gebruikelijk worden gezien.

Op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 14, nr. 11 vindt u meer informatie over de WKR.

Cafetariaregeling. De gerichte vrijstelling voor de telefoon is niet van toepassing als deze deel uitmaakt van een cafetariaregeling. Omdat de werknemer er dan al dan niet voor kan kiezen, is er namelijk geen sprake van een telefoon die noodzakelijk is voor het werk.

Op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 14, nr. 11 vindt u meer informatie over de cafetariaregeling.

Privégebruik. Vraagt u een eigen bijdrage voor privégebruik van de telefoon, dan kunt u dit naar keuze weer onderbrengen in de WKR. Ook dan geldt weer dat u bij overschrijding van de vrije ruimte opdraait voor de belasting via de eindheffing van 80% en dat de vergoeding van het privégebruik moet voldoen aan de gebruikelijkheidstoets.

Terug bij einde dienstverband. Bij beëindiging van het dienstverband moet de telefoon worden teruggeven, anders is de restwaarde belast loon. Ook kunt u dit weer onderbrengen in de WKR.