Hoe maakt u een optimaal functieprofiel?

Een functieprofiel of functieomschrijving is een beschrijving van een bepaalde functie. Het maakt duidelijk wat de werkzaamheden inhouden en wat de specifieke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn.

De voordelen van een functieprofiel

Als u functieprofielen gebruikt, is het voor de hele onderneming duidelijk wie wat doet (of moet doen). Wanneer functieprofielen goed op elkaar aansluiten, is het ook makkelijker om alle werkprocessen op elkaar te laten aansluiten en om uw onderneming te sturen. Het belangrijkste voordeel is dat de werknemer weet wat hij moet doen.

Meer toepassingen. Handig als u een vacaturetekst moet opstellen en in gesprek gaat met sollicitanten. Werkt u met functionerings- en beoordelingsgesprekken, dan vormt het functieprofiel daar eveneens een goede basis voor. Tip.  Dat geldt ook voor het beoordelen of er iemand een bonus of promotie verdient, want u kunt nu beter beoordelen of iemand conform zijn profiel heeft gepresteerd of iets extra’s heeft gedaan.

Het functieprofiel wettelijk gezien

Een functieprofiel is geen wettelijk vereiste. Wel moet u de werknemer goed duidelijk maken wat zijn verantwoordelijkheden en taken zijn en wat de werkzaamheden inhouden. Dat kan bijv. ook in de arbeidsovereenkomst worden opgenomen. Tip.  Verwijs in de arbeidsovereenkomst naar de functieomschrijving die van toepassing is.

Misvatting. Het is een fabel dat zonder functieprofielen een werknemer niet zou kunnen disfunctioneren. Disfunctioneren is de ongeschiktheid van een werknemer voor het verrichten van afgesproken werk. Daarbij maakt het niet uit hoe dat het werk is afgesproken. Een functieprofiel maakt het voor u wel makkelijker om de werknemer op zijn functioneren aan te spreken en om disfunctioneren aannemelijk te maken.

Hoe stelt u een functieprofiel op?

Hanteer de hiernavolgende stappen.

1. Functieanalyse. Analyseer de functie grondig. Wat zijn de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden? Welke vaardigheden, kennis en ervaring zijn er vereist om de functie effectief uit te voeren?
2. Doel van de functie. Bepaal het doel van de functie. Wat wordt er verwacht van de persoon die deze functie vervult? Hoe past de functie binnen het bredere organisatiedoel?
3. Kwalificaties en competenties. Identificeer de vereiste kwalificaties (diploma’s, e.d.), vaardigheden en competenties. Dit omvat zowel harde vaardigheden, zoals technische kennis als zachte vaardigheden, zoals communicatieve vaardigheden en teamwerk.
4. Verantwoordelijkheden. Definieer de belangrijkste verantwoordelijkheden van de functie. Wat moet de persoon in deze rol bereiken? Welke taken moeten er worden uitgevoerd?
5. Bevoegdheden. Bepaal de mate van autonomie en beslissingsbevoegdheid die bij de functie hoort. Welke beslissingen kan de persoon zelfstandig nemen en welke vereisen goedkeuring van hoger management?
6. Rapportagestructuur. Geef aan aan wie de persoon in deze functie zal rapporteren en aan wie hij of zij leiding zal geven (als dat van toepassing is).
7. Werkomstandigheden. Beschrijf de omgeving waarin de functie wordt uitgeoefend. Is het een kantooromgeving, een buitendienstfunctie of misschien een combinatie van beide? Zijn er specifieke fysieke of mentale eisen verbonden aan de functie? Moet er in bepaalde roosters worden gewerkt?
8. Functietitel. Kies een passende functietitel die de aard en het niveau van de functie weerspiegelt.

Een sjabloon opstellen, helpt u verder

Door een sjabloon te maken dat voor elke functie kan worden gebruikt, vergeet u niets en heeft elk profiel dezelfde layout. U beslist zelf welke punten er in worden opgenomen, maar overweeg in elk geval het hiernavolgende.

In het functiedeel. De functienaam plus:

• afdeling;
• leidinggevende;
• de datum dat het profiel is opgesteld;
• de versie (1.3) en de updatedatum;
• de dagelijkse werkzaamheden;
• de verantwoordelijkheden;
• de taken;
• de beslissingsbevoegdheid;
• de doelstellingen;
• de salarisschaal;
• eventueel de overige arbeidsvoorwaarden, zoals de auto van de zaak.

In het werknemersdeel. Neem hierin de volgende zaken op:

• de benodigde opleiding en diploma’s;
• de benodigde certificaten;
• de benodigde werkervaring;
• de persoonlijke vaardigheden en competenties.

Daarmee bent u er nog niet helemaal

Stel een volledige functiebeschrijving op waarin alle hiervoor genoemde aspecten worden samengevoegd. Zorg ervoor dat de beschrijving duidelijk, beknopt en gemakkelijk te begrijpen is. Bespreek het vervolgens met hr, het leidinggevend team en eventueel medewerkers die vergelijkbare functies vervullen.

Schakel hulp in van ChatGPT

Uiteraard kan ChatGPT helpen bij het maken van een functieprofiel door het verstrekken van richtlijnen, het beantwoorden van vragen en het genereren van voorbeelden. Tip. Door de opdrachten, de prompts, zo volledig mogelijk te formuleren en door voldoende context te geven, krijgt u een zo goed en compleet mogelijk resultaat.

Hulpmiddel. Hierna volgen een paar tips voor het formuleren van een effectieve prompt en enkele voorbeelden.

Wees specifiek. Zorg ervoor dat u de gewenste informatie zo nauwkeurig mogelijk formuleert, inclusief de functienaam, belangrijkste verantwoordelijkheden, vereiste vaardigheden en gewenste kwalificaties.

Voorbeeld prompt.“Kan ChatGPT me helpen bij het opstellen van een functieprofiel voor een senior software engineer bij een technologiebedrijf? Ik heb hulp nodig bij het identificeren van de belangrijkste taken, vereiste vaardigheden en gewenste ervaring voor deze rol.”

Gebruik bulletpoints voor duidelijkheid. Als u meerdere aspecten van de functie wilt beschrijven, overweeg dan om bulletpoints te gebruiken om de informatie overzichtelijk te maken.

Voorbeeld prompt.“Kan ChatGPT me helpen bij het opstellen van een functieprofiel voor een marketingmanager? Ik wil graag een lijst met de belangrijkste verantwoordelijkheden, zoals het ontwikkelen van marketingstrategieën, het beheren van het marketingbudget en het coördineren van marketingcampagnes.”

Voeg context toe. Als er specifieke aspecten zijn van de functie of de organisatie die relevant zijn voor het profiel, geef dan wat context om het begrip te vergemakkelijken.

Voorbeeld prompt.“Ik ben op zoek naar hulp bij het opstellen van een functieprofiel voor een humanresourcesmanager bij een snelgroeiende start-up. Kan ChatGPT me helpen bij het identificeren van de belangrijkste verantwoordelijkheden, zoals het werven van personeel, het ontwikkelen van hr-beleid en het beheren van arbeidsconflicten?”