Een slechtnieuwsgesprek voeren zonder omweg

Menig leidinggevende heeft slapeloze nachten omdat hij een trouwe loyale medewerker boventallig moet verklaren, omdat de organisatie diep in de rode cijfers zit. Een medewerker berichten dat hij zijn vurig gehoopte en toegezegde opleiding toch niet kan volgen of dat een promotie niet doorgaat, is niet leuk.

Duidelijk en onomkeerbaar

Het doel van een slechtnieuwsgesprek is de boodschap zo te brengen dat deze voor de ontvanger duidelijk, definitief en niet onderhandelbaar is. Vervolgens is het belangrijk om gepast en effectief om te gaan met emoties om zo de acceptatie van het nieuws te vergroten. Kennis van fouten om ze vervolgens niet te maken en kennis van hoe mensen slechtnieuws verwerken, is bij het voorbereiden en voeren van het gesprek onontbeerlijk.

Fout 1: het uitstellen van het gesprek. Bij bijv. een ontslaggesprek is het belangrijk om meteen met de deur in huis te vallen en de nare feiten direct op een zakelijke manier op tafel te leggen. Deel het ontslag op een formele en zakelijke wijze mede en binnen drie zinnen en dertig seconden.

Voorbeeld.“Henk, ga zitten. Ik heb slecht nieuws voor jou. Doordat wij onze productie gaan verplaatsen naar Polen, komt jouw functie te vervallen.”

Ruimte voor emoties

Nadat het slechte nieuws is medegedeeld, kan de medewerker woedend worden of in tranen uitbarsten. De klap kan ook zo zijn aangekomen dat hij als een bokser in de touwen hangt, niets uit kan brengen en bijna wezenloos voor zich uitstaart. Tip.  Geef boosheid of verdriet ruimte, ben stil en laat de medewerker stoom afblazen. Licht de redenen van het slechte nieuws nog niet toe. In deze fase hoort de medewerker ze niet. Benoem de emotie.

Fout 2: hang yourself-methode toepassen. Door het geven van hints hoopt de brenger van het slechte nieuws dat de ontvanger zijn kop in de strop steekt en zelf de conclusie zal trekken.

Voorbeeld.“Wij hebben het afgelopen jaar fors verlies geleden, denk jij dat je die dure opleiding mag volgen?”

Onderhandelen. De emotionele reactie is een eerste poging het slechte nieuws ongedaan te maken. Als dat niet lukt, is onderhandelen de tweede. Zo komt een ontslagen medewerker met voorstellen, zoals: als mijn salaris wordt bevroren en ik mijn leaseauto inlever, mag ik dan blijven? Het doel van de onderhandelingen is het ongedaan krijgen van het slechte nieuws. Tip.  Houd voet bij stuk. Was de aanzegger bij het opvangen van emoties nog meelevend en begrip tonend, nu is hij ferm, standvastig en geeft niet toe aan een compromis.

Fout 3: de pil vergulden. Slecht nieuws is ‘gewoon’ slecht nieuws. Het moet daarom niet dusdanig verzacht of kleiner gemaakt worden zodat het geen slecht nieuws meer lijkt.

Voorbeeld.“De productie wordt verplaatst naar onze locatie 90 kilometer hiervandaan. Maar jij hebt tenminste nog werk en je rijdt tegen de file in.”

Aanvaarding. Als de ontvanger merkt dat zijn pogingen niets uithalen, komt hij terecht in de fase van teleurstelling. Het kwartje is gevallen, de teleurstelling is daar. Vervolgens richt de medewerker voorzichtig zijn blik op de toekomst en stelt bij ontslag bijv. vragen over het outplacementtraject. Dat dit een moeizaam en lang proces kan zijn, is evident, maar het leven gaat door.