Administratie bewaren en dan dus ook echt (bijna) alles
Administratie- en bewaarplicht. Als ondernemer bent u wettelijk verplicht om een deugdelijke administratie te voeren en deze (inclusief de onderliggende gegevens) bewaren. De Belastingdienst is erg geïnteresseerd in het reilen en zeilen van uw bedrijf en dus ook in uw administratie. Daarover is in de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) dan ook het een en ander over geregeld. Artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen bepaalt dat u van uw vermogenstoestand en van alles betreffende uw bedrijf, naar de eisen van dat bedrijf, een administratie moet voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze moet bewaren, dat te allen tijde uw rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken. Let op. Dit lijkt (en is) een ruime administratie- en bewaarplicht en dat is ook precies de bedoeling! Het komt erop neer dat alles wat in de verste verte met uw bedrijf te maken heeft, tot uw administratie behoort en dus ook onder de bewaarplicht valt.
Vastleggen en bewaren, maar hoe?
Ten minste zeven jaar. U moet de stukken en gegevensdragers ten minste zeven jaar bewaren. Bewaren mag (meestal) ook elektronisch als de digitale versie de juiste en volledige weergave van de gegevens bevat en deze gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.
Op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 29, nr. 5 vindt u de Checklist Bewaren of vernietigen, vanaf wanneer?
Controle. De administratie moet zodanig zijn ingericht en worden gevoerd en de gegevensdragers moeten zo worden bewaard dat controle daarvan binnen een redelijke termijn mogelijk is. U moet hieraan medewerking verlenen en inzicht geven in de opzet en de werking van de administratie. Let op. Als u zakelijke afspraken noteert in uw privéagenda, maakt deze deel uit van uw van de administratie en valt deze onder de wettelijke bewaarplicht. Tip. Houd uw privéagenda en uw zakelijke agenda strikt gescheiden. Dan kan de inspecteur (meestal) geen inzage van uw privéagenda eisen.
Uit de praktijk
Privéagenda’s. Jan drijft een belastingadvieskantoor in de vorm van een eenmanszaak. Tijdens een boekenonderzoek verklaart hij dat er ook zakelijke aangelegenheden in zijn privéagenda staan (stonden). De inspecteur verzoekt Jan daarom zijn privéagenda’s over 2012 tot en met 2015 ter inzage te verstrekken en legt een zogeheten ‘informatiebeschikking op. Jan zegt niet meer te beschikken over deze privéagenda’s.
Uitspraak Hoge Raad. De zaak komt (uiteindelijk) terecht bij de Hoge Raad (ECLI:NL:HR:2024:528) . Volgens de Hoge Raad behoren de privéagenda’s tot de administratie van de belastingadviseur. Jan had deze agenda’s dus zeven jaar moeten bewaren. Het ontbreken van de stukken komt kennelijk niet door overmacht.
Informatiebeschikking terecht afgegeven. Dit betekent volgens de Hoge Raad dat de inspecteur de informatiebeschikking terecht heeft gegeven. Daaraan doet niet af dat de belastingadviseur niet meer beschikt over de agenda’s. Let op. Het niet (kunnen) voldoen aan een informatieverzoek kan vergaande gevolgen hebben, waaronder omkering van de bewijslast. U moet dan bewijzen of en in hoeverre een opgelegde aanslag onjuist is.
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.