ADMINISTRATIE - 19.12.2022

Van een A4’tje met handtekening naar declaratiesoftware

Declaratieproces roept vragen op?

Bij het declaratieproces spelen een aantal vragen een belangrijke rol:

• fouten: Gaan er geen bonnen verloren en worden er geen typ- of telfouten gemaakt?
• controle: Wordt er niet te veel geld aan bepaalde zaken uitgegeven?
• administratie: Worden de uitgaven op de juiste nummers en kostenplaatsen geboekt en wordt er snel genoeg terugbetaald?
• tijdverspilling: Kost het hele declaratieproces niet veel te veel tijd?

Declaratiesoftware

De declarant maakt met zijn telefoon een foto van de bon en vult enkele gegevens in. De leidinggevende kan op eenvoudige wijze de declaratie checken en deze accorderen of juist afwijzen. De boekhoudafdeling kan vervolgens snel de juiste boekhoudnummers en kostenplaatsen toevoegen.

Voordelen. Er worden minder fouten gemaakt. Er gaan namelijk minder bonnen verloren en er worden minder typ- en telfouten gemaakt. Omdat er snel adequate informatie bij de administratie en bij de leidinggevende is, kan er snel worden ingegrepen als uitgaven uit de hand lopen.

Enkele tips. Bij sommige software kan een budget voor bijv. een zakenreis worden ingesteld. Het accorderen gaat dan automatisch. Kies voor software die zo veel mogelijk bij uw boekhoudpakket past. Soms is een directe koppeling mogelijk en soms kunnen de gegevens geëxporteerd worden en geïmporteerd worden in de boekhoudsoftware.

Formaten. Veelvoorkomende formaten hiervoor zijn CSV, XML, UBL en Excel. Check daarom ook eerst of er bij uw boekhoudpakket niet ook een declaratiemodule zit of aangeschaft kan worden.

Nadelen. Eigenlijk is het enige nadeel dat declaratiesoftware geld kost (vanaf enkele euro’s per gebruiker per maand). Deze kosten moeten dus wel opwegen tegen de opbrengsten. Met slechts enkele declaraties van alleen de directeur per maand hoeft software niet per se iets toe te voegen.

De bedrijfscreditcard. Soms wordt er aan werknemers die veel reizen en aan directieleden een bedrijfscreditcard ter beschikking gesteld. Het afletteren van met een creditcard gedane betalingen kost de administratie echter vaak veel tijd. Bovendien gaan ook dan met regelmaat bonnen verloren. Het afletteren van creditcardbetalingen gaat met declaratiesoftware sneller.

Declaratiesoftware kiezen

Het belangrijkste is dat de software en de app gebruikersvriendelijk is. Bij de meeste aanbieders kunt u eerst een demoversie uitproberen. Belangrijk is ook dat er een goede koppeling met de boekhoudsoftware is. Vooral als er veel declaraties worden ingediend.

Aanbieders vergelijken. Op Appwiki ( https://appwiki.nl/declaraties ) vindt u een overzicht van aanbieders die u kunt vergelijken.

Een checklist Declaratiesoftware kiezen vindt u op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 6, nr. 9.