PERSONEEL - 16.12.2022

Kerstdiner of nieuwjaarsborrel met uw werknemers?

Zo rond de feestdagen sluiten veel werkgevers het jaar graag af met een gezamenlijk etentje of starten er het nieuwe jaar juist mee, dan wel met een gezellige borrel. Even de zinnen verzetten met een hapje en een drankje. Daarbij kan het geen kwaad ook aandacht te schenken aan de fiscale aspecten, want dat kan u veel belasting besparen. Hoe zit dat precies?

Etentje en borrel belast als loon?

U beseft het misschien niet, maar in principe zijn een etentje en/of borrel met uw personeel bij hen belast als loon. Daarbij maakt het verschil waar het etentje of de borrel plaatsvindt en of u belastingheffing wilt voorkomen via de werkkostenregeling.

Op de werkplek? Als het etentje of borrel op de werkplek plaatsvindt, is dit fiscaal het voordeligst. In 2022 moet u namelijk voor een etentje op de werkplek per werknemer € 3,35 tot het loon rekenen. Het cijfer voor 2023 is nog niet bekend, maar zal waarschijnlijk iets hoger komen te liggen. Het vaste bedrag van € 3,35 geldt bijv. ook voor een diner van zeven gangen dat u door een cateraar laat verzorgen. Een borrel op de werkplek is onbelast, zelfs als er hoofdzakelijk champagne met toastjes kaviaar genuttigd wordt.

Wat is een werkplek? Daarbij is het begrip ‘werkplek’ erg ruim. Ook uw kantine, magazijn en privéparkeerterrein behoren er bijv. toe en dus niet alleen de plaatsen waar gewerkt wordt. Vindt het etentje of de borrel daarentegen niet op de werkplek plaats, dan moet u de werkelijke waarde tot het loon rekenen. Een luxueus kerstdiner met lekkere wijnen kan dan al snel op een bedrag van meer dan € 100 per persoon uitkomen, waarover de werknemer in beginsel belasting moet betalen.

Werkkostenregeling. U wilt natuurlijk niet dat uw personeel over een etentje of borrel belasting moeten betalen, zeker niet als dat in de papieren loopt. U kunt dit voorkomen door het etentje of de borrel onder te brengen in de werkkostenregeling. Ze betalen dan geen belasting en als werkgever betaalt u alleen belasting als u in één jaar aan vergoedingen en verstrekkingen meer kwijt bent dan de vrije ruimte. U betaalt dan 80% belasting over het bedrag waarmee u de vrije ruimte overschrijdt.

Voor meer informatie over het toetsen van de vrije ruimte in de WKR, ga naar https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 29, nr. 9.

Vrije ruimte verhoogd per 2023. De vrije ruimte wordt volgend jaar verhoogd. In 2022 bedraagt de vrije ruimte nog 1,7% van uw loonsom tot € 400.000 en over het meerdere 1,18%. Volgend jaar is de vrije ruimte 3% van uw loonsom tot € 400.000 en eveneens 1,18% over het meerdere. U kunt volgend jaar dus meer onbelast aan uw personeel vergoeden en verstrekken zonder dat u 80% belasting hoeft te betalen. Het is zaak daar nu al rekening mee te houden.

Wat is wijsheid, kerst of nieuwjaar?

Als u de te betalen belasting tot een minimum wilt beperken, is het raadzaam eerst na te gaan of u eind 2022 nog vrije ruimte ‘over heeft’. Ga dus na of het bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen tot nu toe binnen de vrije ruimte blijft. Zo ja, dan kunt u dit jaar nog een leuke borrel of leuk etentje organiseren zonder dat het u, naast de kosten van de borrel en/of het etentje, ook nog belasting kost. Heeft u geen vrije ruimte meer over, dan kunt u de borrel of het etentje vanuit fiscaal oogpunt beter verschuiven naar volgend jaar. U beschikt dan namelijk opnieuw over vrije ruimte die bovendien meer bedraagt dan thans. U kunt een voorgenomen etentje of borrel buiten de deur natuurlijk ook verplaatsen naar de werkplek.