REISKOSTEN - 02.11.2022

Verduidelijking (vaste) reiskostenvergoedingen: wat bewaken?

Op 6 september jl. heeft de staatssecretaris van Financiën het besluit over de fiscale aspecten van (vaste) reiskostenvergoedingen en het reizen met de auto, de fiets van de zaak of met het openbaar vervoer geactualiseerd (Stcrt. 2022-24901) . Het besluit bevat geen nieuwe standpunten, maar wel verduidelijkingen. Zo gaat het besluit in op situaties waarin een werkgever met terugwerkende kracht met ingang van het begin van het kalenderjaar een vaste vergoeding voor reiskosten toekent. Ook wordt er ingegaan op de afschrijving van een ter beschikking gestelde fiets.

Vaste reiskostenvergoedingen

Op basis van de Wet op de loonbelasting 1964 kunt u aan uw werknemers een vaste vergoeding betalen voor de reiskosten voor het woon-werkverkeer. De wet schrijft voor dat als de werknemers deeltijd (gaan) werken of in de loop van het kalenderjaar in of uit dienst treden, de vaste vergoeding naar tijdsgelang moet worden herrekend. Het besluit verduidelijkt dat deze herrekening niet aan de orde is als de werkgever met terugwerkende kracht met ingang van het begin van het kalenderjaar een vaste vergoeding voor reiskosten toekent en de daarvoor relevante feiten in het kalenderjaar overigens niet zijn gewijzigd. Het is natuurlijk ook mogelijk om de reiskosten op declaratiebasis te vergoeden aan uw werknemers. De reiskosten kunnen (nu) tot maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer (woon-werkverkeer en andere zakelijke ritten) vrijgesteld worden vergoed.

Ook bij een fiets van de zaak. Als u een fiets ter beschikking stelt voor woon-werkverkeer, dan staat de fiets ook privé aan de werknemer ter beschikking. In dat geval moet er 7% van de verkoopprijs (inclusief btw) bij het loon worden geteld als loon in natura. Het besluit bevat een praktische regeling en een voorbeeld voor het geval uw werknemer de fiets wil overnemen, bijv. bij het einde van het dienstverband. Uitgaande van een gemiddelde levensduur van een fiets van vijf jaar gaat de staatssecretaris akkoord met een afschrijfpercentage van 20% per jaar. Na vijf jaar is de restwaarde nihil.

Voorbeeld.Een werkgever stelt op 2 januari 2020 zijn werknemer een fiets voor woon-werkverkeer ter beschikking. De catalogusprijs van de fiets is € 1.600. De waarde van het privégebruik is jaarlijks 7% van € 1.600 = € 112. Op 1 juli 2024 neemt de werknemer ontslag en komt hij overeen de fiets van de werkgever over te nemen. De waarde van de fiets is bij ontslag op 1 juli 2024 als volgt te berekenen: € 1.600 -/- (4,5 jaar x 20% x € 1.600) = € 160. In 2024 is de waarde van het privégebruik over de eerste zes maanden: 7% van (€ 1.600 x 6) / 12 = € 56.

Laadpaal bij werknemer thuis

Ten slotte beschrijft het besluit de gevolgen van het plaatsen van een laadpaal en/of een extra groep in de meterkast in het huis van de werknemer met een elektrische auto, die van hemzelf is of van de zaak. Als het gaat om een leaseauto en u telt een bijtelling voor privégebruik bij het loon, dan wordt (het plaatsen van) de laadpaal geacht deel uit te maken van de gebruikskosten van de auto die door middel van de bijtelling in de loonheffingen worden betrokken. Er hoeft geen extra loon in aanmerking te worden genomen. Is er geen sprake van een bijtelling, dan heeft het plaatsen van de laadpaal eveneens geen fiscale gevolgen, omdat de laadpaal wordt geacht voor zakelijk gebruik te zijn bedoeld. De werkgever kan de elektriciteit belastingvrij vergoeden aan de werknemer als zogenaamde ‘intermediaire kosten’. Daarbij kan worden aangesloten bij de kostprijs van de energieleverancier en de kosten van de extra groep in de meterkast.