ICT - 17.12.2020

Hoe kiest u een hrm-systeem dat bij u past?

Peil de behoeften binnen uw bedrijf

Wat zijn onze behoeften? Maar al te veel beslissers laten zich bij de keuze van een humanresourcesmanagementsysteem (hrm-systeem) leiden door de mogelijkheden die het systeem biedt. Beter is het om uw keuze niet van deze mogelijkheden te laten afhangen, maar van de behoeften en van de wensen van uw organisatie.

Doe het samen. Vorm een team van hrm-medewerkers en -gebruikers om de behoeften duidelijk te krijgen. Een team zorgt ook voor grotere draagkracht binnen uw bedrijf. Stel vragen als: Wat kost er nu veel tijd? Waar gaat het nu vaak mis? Welke wensen hebben jullie? Welke van deze wensen zijn ‘must requirements en wat zijn ‘nice to haves’? Naar welke verbeteringen zijn jullie op zoek? enz. Let op. De behoeften bij een lijnmanager kunnen heel anders zijn dan bij een directielid. De eerste denkt bijv. aan het inzien van een personeelsdossier en aan het inroosteren en de tweede denkt aan rapportage- en analysemogelijkheden.

Wat willen we bereiken? Waarom wilt u een hrm-systeem? Een hrm-systeem moet leiden tot verbeteringen, zoals minder fouten, minder gedoe, minder tijdverlies, beter coachen en kostenbesparingen.

De mogelijkheden. Om er maar een aantal te noemen: personeelsdossiers, recruitment, ziekteverzuim, verlof, roosters, productiviteit meten, salarissen en bonussen, dashboards en rapportages, enz.

Selectiecriteria

Waarschijnlijk zijn er meerdere softwarepakketten die aan uw behoeften tegemoetkomen. Bepaal daarom van tevoren ook selectiecriteria die betrekking hebben op training, begeleiding, implementatie, garantie, e.d. Wellicht heeft u ook technische eisen zoals overal toegang (thuiswerken), in of uit de cloud, Software as a Service (SaaS) (online), modulair of één pakket voor alles, koppeling met andere software (zoals salarisadministratie), enz. Tip. Bepaal ook de mate van service die u wilt bij toekomstige storingen en check of er een Service-level agreement (SLA) aangeboden wordt. Is het AVG-proof en is er een verwerkersovereenkomst?

Maak een shortlist

Maak nu een lijst van de functionaliteiten die de diverse pakketten bieden. Tip. De website http://www.hrm-systemen.nl kan daarbij handig zijn. Voldoen de mogelijkheden van dee pakketten aan uw behoeften? En vooral, komen er behoeften boven die over het hoofd zijn gezien? Maak nu een shortlist van drie tot vijf leveranciers en nodig deze uit voor een gesprek.

• Maak kennis. Voelt het goed?
• Vraag om advies, maar realiseer u dat de adviseurs niet objectief zijn.
• Voldoet men aan uw selectiecriteria?
• Vraag om een demonstratie. Geen filmpje, maar een echte demo. Vraag om dingen echt uit te voeren, bijv. een salarisschaal aanpassen, een rooster maken, iemand ziek melden, enz.

De keuze

Bij twijfel niet doen. Kies samen met uw projectteam het hrm-pakket dat het beste past bij uw organisatie, bij de bedrijfsprocessen en bij de behoeften. Wijs daarbij het team nadrukkelijk op de veranderingen die eraan gaan komen en dat deze door iedereen gedragen moeten worden. Tip. Heeft u ook maar een beetje twijfel, stel uw beslissing dan uit totdat alle twijfels zijn weggenomen. De belangen zijn gewoonweg te groot.