PERSONEEL - 26.08.2020

Brutoloon verruilen tegen reiskostenvergoeding?

Reiskosten vergoeden?

Maakt uw werknemer met zijn eigen vervoermiddel (inclusief lopen) zakelijke kilometers, dan kunt u hem hiervoor € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Deze vergoeding is voor u fiscaal aftrekbaar. Ook het woon-werkverkeer mag u belastingvrij vergoeden tegen € 0,19 per kilometer. Maar minder mag ook, lees verder!

Minder dan € 0,19. In de praktijk komt het vaker voor dat een werkgever een lager bedrag vergoedt voor de woon-werkkilometers of dat een werkgever alleen maar vergoedt tot een bepaalde afstand. In dergelijke gevallen kan er dan met de werknemer afgesproken worden dat hij toekomstig brutoloon inlevert en hiervoor in de plaats een extra reiskostenvergoeding ontvangt. Dit is voordelig voor uw werknemer en kan voor u als werkgever in bepaalde gevallen ook voordeel opleveren.

Voorbeeld.U vergoedt uw werknemer € 0,16 per km voor woon-werkverkeer. De enkele reisafstand woon-werkverkeer bedraagt 50 km. Het aantal reisdagen per jaar is 210.

Tip. U mag uw werknemer dus nog € 630 belastingvrij uitbetalen. Door deze € 630 uit te ruilen tegen toekomstig brutoloon is uw werknemer hierover geen loonheffingen verschuldigd. Stel, uw werknemer valt in het inkomstenbelastingstarief van 37,35%. Dan levert dat hem een besparing op van € 630 x 37,35% = € 235,31. Voor uw werknemer is het dus heel aantrekkelijk om toekomstig brutoloon uit te ruilen tegen de extra reiskostenvergoeding die u nog belastingvrij mag uitbetalen.

Nadeel? Voor uw werknemer kan het uitruilen van brutoloon wel een lagere grondslag voor uitkeringen tot gevolg hebben. Voor u als werkgever heeft het uitruilen van brutoloon geen nadelen. Let op.  Wel moet u zich aan een aantal voorwaarden houden. Zo moet de uitruil vastliggen en mag het loon niet lager worden dan het wettelijke minimumloon dan wel het loon dat u volgens uw cao in geld moet betalen en het uitgeruilde loon niet automatisch meetelt als grondslag voor op het loon gebaseerde bedragen (zoals overwerktoeslag, pensioenpremie e.d.). Tip.  Indien het salaris van de werknemer lager is dan het maximumbedrag voor premies werknemersverzekeringen, bespaart u op deze premies en op de werkgeversbijdrage Zorgverzekeringswet. Dit is circa 15 à 20% over de loonsom.

Vaste reiskostenvergoeding in 2020?

Indien u in 2020 uit wilt gaan van een vaste reiskostenvergoeding in plaats van de daadwerkelijke gereisde kilometers, dan moet u in 2020 goed uitkijken. Gezien de coronaperikelen hebben veel werknemers minder woon-werkverkeer gehad. De vaste reiskostenvergoeding mag dan worden doorbetaald op basis van het reisgedrag voor de coronacrisis. Indien u voor 12 maart 2020 een afspraak heeft gemaakt dat een werknemer reiskosten mocht uitruilen op basis van de vaste vergoeding, dan mag u uitgaan van de vaste reiskostenvergoeding. Als de afspraak later is gemaakt, mag u alleen rekening houden met de vaste reiskostenvergoeding voor zover de werknemer minimaal 128 dagen per kalenderjaar heeft gereisd. Heeft hij minder gereisd, dan mag u alleen een onbelaste reiskostenvergoeding geven op basis van de werkelijke reisdagen.