Hoe gaat u om met het verzoek voor een sabbatical?

Wat te doen?

Verzoek weigeren? U bent niet verplicht een sabbaticalverzoek van een medewerker te honoreren. Maar uit het oogpunt van goed werkgeverschap moet u echter wel steeds een belangenafweging maken en een eventuele afwijzing van het verzoek deugdelijk motiveren.

Gesprek aangaan. Ga naar aanleiding van een sabbaticalverzoek daarom altijd het gesprek met de medewerker aan. Een sabbatical kan voor werknemers namelijk een heel positief effect hebben en belangrijk zijn. Ga daarom na wat de beweegredenen zijn en of de werknemer rekening wil houden met uw belangen, bijv. voor wat betreft de duur en ingangsdatum. Zijn er alternatieven, zoals ontslagname met een terugkeergarantie?

(Financiële) consequenties

Het opnemen of toekennen van een sabbatical heeft nogal wat consequenties voor (de uitvoering van) de arbeidsovereenkomst. Voornamelijk op financieel gebied. Hierna volgen enkele voorbeelden.

• Salaris. Een sabbatical is een vorm van onbetaald verlof. Gedurende de periode dat een sabbatical wordt genoten, heeft de werknemer dus geen recht op doorbetaling van zijn salaris.
• Vakantiegeld/-dagen. Aangezien er geen salaris hoeft te worden uitbetaald, wordt door de werknemer gedurende het sabbatical ook geen vakantiegeld opgebouwd. Bovendien worden er tijdens een sabbatical ook geen vakantiedagen opgebouwd.
• Onkosten-/reiskostenvergoeding. Nu de werknemer niet werkt, worden er ook geen werkgerelateerde onkosten gemaakt en vindt er geen woon-werkverkeer of ander werkgerelateerd verkeer plaats. U hoeft dan ook geen reis- of onkostenvergoeding te betalen.
• Pensioenpremie. Het hangt van de cao en/of de pensioenregeling af of u als werkgever verplicht bent de gebruikelijke pensioenpremie door te betalen tijdens een sabbatical van de werknemer. Is dit niet het geval, dan bouwt de werknemer dus minder pensioen op.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden. Over secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals het gebruik van een leaseauto, laptop en/of mobiele telefoon, kunt u het beste expliciete afspraken maken met de werknemer, voordat deze met sabbatical gaat. Een bestaand gebruikersreglement of -overeenkomst helpt daar uiteraard bij. Hetzelfde geldt overigens voor zaken als collectieve verzekeringen, eindejaarsuitkeringen en de (pro-rata)berekening van bonussen.
• Arbeidsongeschiktheid. Raakt de medewerker tijdens het sabbatical arbeidsongeschikt, dan gaat de loondoorbetalingsplicht tijdens ziekte pas in op het moment dat het sabbatical eindigt. U kunt echter overeenkomen dat dit vervroegd gebeurt.
• Vervanging. In de meeste gevallen zult u vervanging willen regelen voor de tijdelijk afwezige werknemer. Regel dit dus op tijd. Spreek met de werknemer ook af in hoeverre hij/zij een terugkeergarantie voor de eigen functie heeft en wanneer hij/zij na het sabbatical weer aan de slag gaat. In bijv. een jaar tijd kan er namelijk veel veranderen binnen de organisatie!

Let op. Vanuit goed werkgeverschap is het aan te raden om uw werknemer te wijzen op de consequenties, ook als die buiten uw invloedsfeer liggen, zoals de mogelijke gevolgen van een sabbatical voor inkomen, toeslagen en belastingen.