FACTUUR - 30.04.2019

Alle (semi)overheden moeten e-factureren

Elektronische facturen. Als u een gemeente of onderwijsinstelling als klant of opdrachtgever heeft, moeten deze organisaties vanaf 18 april 2019, volgens de richtlijnen van de rijksoverheid, elektronische facturen kunnen ontvangen en behandelen. Dat geldt voor de rijksoverheid, alle decentrale overheden en alle andere aanbestedingsplichtige organisaties.

Kan ook u raken. Dat betekent ook dat ondernemers die leveren aan de genoemde overheidsorganisaties gevraagd kunnen worden om vanaf 18 april 2019 elektronisch te factureren. Het is ook mogelijk dat zij dat zelfs gaan eisen. Doen zij vervolgens weer zaken met u, dan treft hun transitie naar e-facturatie dus ook u. Een voorbeeld maakt dat duidelijk:

Voorbeeld.Stel, uw bedrijf doet in bloemen, interieuraankleding of meubilair. U krijgt na 18 april bijv. een gemeente, school of zorginstelling als klant. Na de klus moet u een factuur sturen. U bent gewend uw pdf-factuur per e-mail te verzenden. Gaat het echter om een nieuw contract met deze klant, dan mag u vanaf 18 april niet meer per pdf factureren en bent u verplicht een e-factuur te sturen!

E-facturatie is geen d-facturatie. Voor alle duidelijkheid, elektronisch factureren is iets anders dan digitaal factureren. Bij digitaal factureren verstuurt u via e-mail de rekening als pdf-bestand. Dat mag door de aangewezen partijen conform de Europese regels vanaf 18.04.2019 dus niet meer.

E-factuur. Een e-factuur is een elektronische factuur. De vereiste gegevens staan altijd op een vaste plek met een eigen codering. Daardoor is het mogelijk een e-factuur automatisch te versturen en te verwerken. Handmatige verwerking in de administratie is niet meer nodig.

PEPPOL. PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement Online. Om e-facturen te kunnen ontvangen en te versturen, moet uw huidige software daar klaar voor zijn. In theorie kunt u e-facturen per e-mail versturen.

Let op. Wilt u dit echter veilig en volgens de laatste standaarden en toekomstbestendig doen, dan heeft u toegang nodig tot een e-facturatienetwerk. PEPPOL (ook ‘Simplerinvoicing’ genoemd) is een Europees e-facturatienetwerk waarover u beveiligd facturen kunt verzenden. De Nederlandse overheid kiest voor PEPPOL als hét transportmechanisme.

Meer info? Voor ondernemers is er nog weinig algemene hapklare informatie beschikbaar, behalve op https://bit.ly/2I11YQ9 (Simplerinvoicing) en https://bit.ly/2UTPAmD (PEPPOL).