VRAAG VAN EEN ABONNEE - 17.10.2018

Rittenregistratie en de AVG

Auto van de zaak. Een abonnee legde ons de vraag voor hoe het met de AVG zit bij werknemers met een auto van de zaak die een rittenregistratie bijhouden omdat de auto niet privé gebruikt mag worden.

Veel gegevens. Bij een rittenregistratie worden er veel gegevens verzameld. Vaak wordt daarvoor gebruikgemaakt van een softwarepakket waarbij u precies kunt volgen waar uw werknemer zich bevindt. Let op.  U mag deze gegevens niet gebruiken om bijvoorbeeld te controleren of uw werknemer wel op tijd aan het werk gaat en of hij niet te vroeg stopt. U mag de gegevens wel gebruiken om de Belastingdienst te informeren over de bijtelling voor het privégebruik van de auto van zaak.

Wie mag deze gegevens zien? Breng in kaart wie er toegang tot de gegevens uit de rittenregistatie heeft. Uw administrateur heeft deze gegevens wellicht nodig om te controleren of het leasereglement niet wordt overschreden en er niet te veel kilometers gemaakt worden.

Privacyverklaring. Neem in uw leasereglement een privacyverklaring op waarin staat dat de werknemer akkoord gaat met het vastleggen van de gegevens uit de rittenregistratie.

Modelclausule ‘Privacyverklaring in leasereglement’ (BT 23.16.08)