PRIVACY - 21.09.2018

De functionaris gegevensbescherming in de praktijk

Nieuwe info van de AP

Een FG is verplicht voor iedere zorginstelling die op grote schaal bijzondere (zoals medische) gegevens verwerkt. Maar wat is grootschalig? Gelukkig heeft de AP daar iets meer duidelijkheid in gebracht. Er is sprake van grootschalige verwerking (en een FG is dan verplicht) als:

• een huisartsenpraktijk of een instelling voor medisch specialistische zorg, niet zijnde een ziekenhuis, meer dan 10.000 patiënten heeft ingeschreven; of
• deze instelling meer dan 10.000 patiënten per jaar behandelt; en
• de gegevens van al deze patiënten in één systeem, bijv. in één huisartseninformatiedossier staan.

Let op.  De verwerking van patiëntgegevens door een ziekenhuis, zorggroep, huisartsenpost en apotheek zijn áltijd grootschalig en een FG is dan dus verplicht, tenzij deze zorgverleners een eenmanspraktijk hebben.

En alle andere zorgaanbieders?

Daarvoor gelden jammer genoeg alleen nog maar algemene regels, maar de AP heeft wel op korte termijn meer duidelijkheid, meer duiding, beloofd. Vooralsnog moet u zelf beoordelen of een FG verplicht is aan de hand van:

1. het aantal patiënten;
2. de hoeveelheid persoonsgegevens die worden verwerkt;
3. de duur van de gegevensverwerking (in de zorg doorgaans 15 jaar); en
4. de geografische reikwijdte van de verwerking.

Er moet een FG komen, en nu?

Tips. De wet schrijft alleen voor dát er een FG aangesteld moet worden. De FG kan in loondienst werken, maar ook als zzp’er of via inhuur. Onze tips ...

In dienst nemen. Het aantal uren waarvoor u een FG aanneemt, hangt af van de complexiteit en hoeveelheid verwerkingen binnen uw praktijk. Als uw zaakjes op orde zijn, zal een dag per week of minder genoeg zijn. Betrekt u de FG ook bij de implementatie van de AVG en heeft u nog niet alles geregeld? Dan zullen er meer uren nodig zijn.

Samendoen. U kunt samen met andere (kleinere) praktijken en instellingen één gezamenlijke FG aanstellen. De FG vervult zijn taken binnen iedere organisatie afzonderlijk.

Inhuren. U kunt een FG inhuren. Dat kan tegen een uurtarief, maar een jaar- of maandabonnement is vaak ook mogelijk. Let op.  Deze FG is uiteraard niet zo nauw betrokken bij uw praktijk en u zult dus zelf meer sturing moeten geven.

Melden. Een FG moet u aanmelden bij de AP. Dat doet u met dit formulier: https://bit.ly/2NlPX9a

Eerste controle AP reden tot paniek?

De AP heeft enkel bij overheidsinstanties gecontroleerd. De AP zal zich niet meteen op de kleine zorgpraktijk richten. Toch is het slim om snel af te wegen of een FG voor u verplicht is en te checken of u aan de AVG voldoet. Dus geen reden tot paniek, maar wel tijd om in actie te komen.

Download hier de ‘Richtlijnen voor functionarissen voor de gegevensbescherming (FG’s)’ van http://tipsenadvies-medicus.nl/download (MD 11.11.02).