Steekproeven bij belastingcontroles

Statistiek en de belastingcontrole

Efficiënt controleren. Bij administraties van enige omvang is het niet doenlijk om bij een belastingcontrole alle posten stuk voor stuk door te lopen. De Belastingdienst wil dit niet omdat een boekenonderzoek dan onevenredig veel tijd kost. Voor controles is een beperkte tijd en een beperkte hoeveelheid middelen beschikbaar. Deze wil de Belastingdienst optimaal inzetten.

Belasting. Bedrijven hebben ook liever niet dat de Belastingdienst dagenlang of wekenlang de hele administratie overhoophaalt. Immers, of er nu wel of niet wat wordt gevonden, een boekenonderzoek is voor het gecontroleerde bedrijf altijd belastend en brengt beslag op tijd en middelen met zich mee.

Statistiek biedt uitkomst. De Belastingdienst werkt bij controles vaak met statistische controlemethodieken, waarbij wordt gewerkt met steekproeven. Tip. De Belastingdienst heeft statistiekdeskundigen in dienst. Mogelijk moet u op uw beurt om bijstand vragen van een accountant met veel kennis van statistiek om voldoende tegenwicht te kunnen bieden.

Als er voldoende steekproeven worden genomen en deze representatief zijn voor de administratie als geheel, kan aan de hand van deze steekproeven een betrouwbaar oordeel worden gegeven over de gehele administratie. Let op. Voor ‘kleine’ administraties is deze controlemethode ongeschikt.

Welke posten komen in de steekproef?

Goed beeld met weinig werk. Het voordeel (voor de fiscus) van het gebruikmaken van steekproeven is dat met het controleren van een betrekkelijk klein aantal posten een goed beeld kan worden verkregen van de gehele administratie. Let op. Voor een betrouwbare controle is een goede selectie van de posten van belang. Een van de methodes om de posten die in de steekproef worden opgenomen te selecteren is de zogeheten ‘geldeenheid- of eurosteekproef’.

Geldeenheidsteekproef. Bij de geldeenheidsteekproef wordt de administratie en de daarin opgenomen posten (statistici noemen dit de populatie) onderverdeeld in een aantal intervallen. Uit iedere interval wordt vervolgens één euro aangewezen waarvan de bijbehorende boeking wordt gecontroleerd op juistheid.

Voorbeeld.Bij een controle loonbelasting verdeelt de inspecteur de werkkostenregeling van € 400.000,- in 20 intervallen van € 20.000,-. Uit iedere interval wordt willekeurig (statistici spreken van aselect) één euro aangewezen. De post die hoort bij deze euro wordt gecontroleerd op juistheid.

Volgens de statistiek heeft iedere euro binnen de populatie van € 400.000,- evenveel kans om te worden aangewezen als onderwerp van de controle. Daarom zegt (on)juistheid van de boeking die hoort bij deze ene euro iets over de hele interval van € 20.000,-.

Bevindingen uit de steekproef

Iedere gecontroleerde boeking (iedere trekking van de steekproef) kan drie bevindingen opleveren:

• de boeking is geheel juist;
• de boeking is gedeeltelijk (on)juist;
• de boeking is volledig onjuist.

Aan de hand van de bevindingen wordt de gehele interval van in ons voorbeeld € 20.000,- geheel of gedeeltelijk goedgekeurd of afgekeurd.

Stel dat binnen een interval een boeking van € 100,- geheel onjuist is. Dan wordt de gehele interval afgekeurd. Dit levert in het ergste geval een correctie van € 20.000,- voor een enkele fout van € 100,-.

Dat kan oplopen. Worden er in meerdere intervallen fouten geconstateerd, dan kan dit al snel in de papieren lopen, zelfs als deze fouten (per boeking) een betrekkelijk gering bedrag betreffen.

Veel bedrijven vinden zo’n geldeenheidsteekproef een eng idee. Immers, als toevallig net de enige fout wordt gevonden in een verder correct interval, kunnen de gevolgen onevenredig groot zijn. Aan de andere kant, als de steekproef toevallig de enige juiste boeking bevat in een verder geheel onjuiste interval, wordt de gehele interval goedgekeurd.

Wat vindt de rechter?

De rechter heeft zich in het verleden meer dan eens moeten uitspreken over de geldeenheidsteekproef. Rechters vinden deze proef onder voorwaarden toelaatbaar, mits deze goed wordt uitgevoerd. Met name voor loonbelasting- en omzetbelastingcontroles wordt de geldeenheidsteekproef als een betrouwbare grondslag voor de controle beschouwd.

Ontoelaatbaar? Er zijn ook gevallen denkbaar waarin de geldeenheidsteekproefmethode niet toelaatbaar is. Wanneer is dit het geval en hoe voorkomt u dan dat de administratie toch volgens de geldeenheidsteekproefmethode wordt gecontroleerd?

Wanneer bruikbaar?

Om op de te controleren posten (populatie) een betrouwbare steekproef uit te kunnen voeren moet:

• de populatie van voldoende omvang zijn;
• het verwachte aantal fouten laag zijn;
• iedere boeking binnen de populatie afzonderlijk identificeerbaar zijn;
• de populatie afgestemd zijn op het doel van het onderzoek;
• de populatie homogeen zijn.

Duidelijk. Vaak is het niet (bij voorbaat) duidelijk of een door de fiscus toe te passen steekproef aan deze voorwaarden voldoet. Tip. Zorg ervoor dat dit duidelijk wordt, liefst voordat de steekproef wordt genomen. Is er eenmaal gecontroleerd volgens de geldeenheidsteekproef, dan heeft u de voor het bedrijf ongunstige resultaten niet een-twee-drie van tafel.

Wanneer niet?

Stel dat het bij de aanvang van de controle al duidelijk is dat er fouten in een deel van de populatie zitten, dan mag dit deel van de populatie niet in de geldeenheidsteekproef worden betrokken.

Vanuit een derdenonderzoek is het bij de Belastingdienst bekend dat uw werkkostenregelingadministratie fouten bevat. De al bekende fouten mogen niet in de geldeenheidsteekproef worden betrokken.

Dit betekent dat naast de resultaten van de geldeenheidsteekproef eventueel correcties worden aangebracht voor de bekende fouten of dat in plaats van de geldeenheidsteekproef een andere manier van controleren moet worden gekozen.

Welke rol speelt de bewijslastverdeling?

Belangrijk! Uit rechtspraak blijkt dat de bewijslastverdeling een belangrijke rol speelt bij de aanvaardbaarheid van de geldeenheidsteekproefmethode. Normaal geldt dat de inspecteur inkomsten en correcties dient te bewijzen en de onderneming de aftrekposten. Tip. Als de inspecteur de bewijslast heeft, kan hij zich daarbij niet uitsluitend beroepen op de geldeenheidsteekproefmethode.

Volgens de Hoge Raad kan een aanslag (of een correctie) zeker niet altijd gebaseerd worden op de resultaten uit de geldeenheidsteekproefmethode. Wel wijst de Hoge Raad de geldeenheidsteekproefmethode als statistisch controlemiddel niet af.

Als er discussie mogelijk is of in een concreet geval de geldeenheidsteekproefmethode aanvaardbaar is, is er in ieder geval vereist dat de populatie (de te controleren posten) van zodanige omvang is dat er een wanverhouding bestaat tussen de geldeenheidsteekproefmethode en een integraal onderzoek. In dat geval kan van de inspecteur namelijk redelijkerwijs geen integraal onderzoek worden verwacht. Tip. Ook hierbij is het vaste rechtspraak dat resultaten uit de geldeenheidsteekproef niet (zonder meer) mogen worden geëxtrapoleerd naar andere jaren.

Geen oordeel over volledigheid. Bij het controleren van een administratie worden normaal gesproken conclusies getrokken over de juistheid en de volledigheid van de vastleggingen. Bij een geldeenheidsteekproef worden noodzakelijkerwijs uitsluitend in de administratie opgenomen boekingen gecontroleerd.