In zomer meer personeel en meer personeelsverbruik?

Winstmarge opdrogen?

Bij warm weer zullen uw werknemers op z’n tijd de nodige drankjes nuttigen. Indien u dit niet vastlegt, kan dit een behoorlijke negatieve invloed hebben op uw winstmarge. Een voorbeeld.

U heeft vijf werknemers die gemiddeld vijf dagen per week gedurende 50 weken per jaar bij u werken. Per dag nuttigen ze elk vijf alcoholvrije consumpties, zoals frisdrank, koffie, thee, enz. Deze consumpties worden onttrokken uit de reguliere voorraad dranken die ingekocht is voor de verkoop. Op jaarbasis consumeren zij: 50 x 5 x 5 x 5 = 6.250 consumpties. Een consumptie kost uw gasten (stel) € 2,75 incl. 6% btw. De prijs exclusief btw bedraagt € 2,59 (€ 2,75 /106 x 100). Op jaarbasis mist u een omzet van € 16.188,- (€ 2,59 x € 6.250,-).

Let op 1. U heeft bij een belastingcontrole niet alleen een lastig te bewijzen margetekort, maar ook kunt u deze zakelijke kosten (personeelsverbruik) niet (deels) als zakelijke kosten aftrekken omdat er niets is vastgelegd in uw boekhouding. Let op 2. Maaltijden kennen andere fiscale regels!

Tip. Een margetekort kunt u voorkomen:

1. turf en leg vast wat uw personeel verbruikt. Informeer uw boekhouder hierover en bewaar de vastleggingen in uw administratie; of
2. koop desnoods apart (goedkopere) dranken voor uw personeel. Zo blijft het personeelsverbruik buiten uw reguliere inkoop en omzetverhouding. Wellicht scheelt het u ook in de inkoopkosten.

Loonheffing en consumpties?

Verstrekte dranken (en kleine versnaperingen) zijn onbelast, ook het pilsje of wijntje na werktijd.

Wat met de btw?

Of de btw op de inkopen (personeelsverbruik) aftrekbaar is, hangt af van een btw-berekening die uw boekhouder voor de laatste btw-aangifte van het jaar moet maken. Is de totale ‘bevoordeling’ per werknemer per jaar meer dan € 227,- excl. btw, dan is de betaalde btw over personeelsvoorzieningen niet (volledig) aftrekbaar. Hieronder wordt verstaan de faciliteiten die u aan uw werknemers beschikbaar stelt, zoals eten en drinken, een personeelsfeest, een kerstpakket, etc.

Aftrekbeperking in de kostensfeer

Aftrekbeperking betreft voedsel, drank, genotmiddelen. Daarover het hiernavolgende.

Geen BV? Bent u IB-ondernemer, dan geldt er:

• een belastingaftrek van 80% (2018). Blijven de gemengde kosten dit jaar onder de € 22.500,-, kies dan voor een vaste aftrek van 80%; of
• een vast bedrag van € 4.500,-. Bedragen de kosten op jaarbasis meer dan € 22.500,-, kies er dan voor om een vast bedrag van € 4.500,- niet af te trekken en al het meerdere voor 100%.

BV? Bij een BV heeft u eveneens twee opties:

• een belastingaftrek van 73,5% (2018). Blijven uw gemengde kosten op jaarbasis onder de € 16.981,-, kies dan voor de aftrek van 73,5%; of
• een vast bedrag van € 4.500,-. Zijn die gemengde kosten op jaarbasis meer dan € 16.981,-, kies er dan voor € 4.500,- niet af te trekken en het resterende wel. Let op. Voor BV’s met een fiscale loonsom van meer dan € 1.125.000,-, geldt dat 0,4% van die loonsom niet aftrekbaar is. Daaronder geldt het bedrag van € 4.500,-.