PRIVACY - 18.05.2018

Gebruik van foto’s ... mag dat nog van de AVG?

Eerst toestemming

Zijn de gegevens noodzakelijk? De bankgegevens en het BSN heeft u nodig om bijv. de loonadministratie te doen. Die gegevens heeft u dus gewoon nodig. Maar het gebruik van foto’s is niet strikt noodzakelijk.

Anders ... toestemming. Omdat foto’s niet noodzakelijk zijn voor de uitoefening van uw taken als werkgever, betekent dit dat u voor het gebruik van de foto toestemming moet krijgen van het desbetreffende personeelslid.

Hoe, wat en waarom. Uw werknemer moet weten waarmee hij instemt. Om welke foto gaat het en op welke wijze wordt de foto gebruikt? Bovendien moet het duidelijk zijn dat de werknemer zijn toestemming op ieder moment weer kan intrekken. Tip. Bewaar deze toestemming goed zodat u de toestemming zo nodig kunt laten zien aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

‘Vrije’ toestemming

Geen druk. U mag de werknemer niet onder druk zetten bij het geven van toestemming. Het is belangrijk dat de werknemer weet dat hij een optie heeft en zijn toestemming in vrijheid kan geven.

Dwang. Wat u zeker niet mag doen, is uw werknemer benadelen als hij geen toestemming geeft. Denk aan de voorwaarde dat een medewerker zijn foto moet uploaden om zich aan te kunnen melden voor het personeelsuitje. Als hij dat niet doet, wordt hij van deelneming uitgesloten zodat de werknemer maar toestemming geeft omdat hij nu eenmaal mee wil. Deze toestemming is dan niet vrijelijk gegeven.

Wat mag u met de foto doen?

Doel. U mag de foto gebruiken voor het door uw werknemer goed bevonden doel. Dit doel moet u dus al bij de toestemming duidelijk maken. Wanneer een medewerker er bijv. voor kan kiezen om een foto te uploaden op intranet, mag u deze foto gebruiken voor intranet, maar niet in uw promotiemateriaal. Als de werknemer hier vervolgens wel toestemming voor geeft, mag dat wel.

En de foto’s van het personeelsfeest? Wat als u de foto’s van het personeelsfeest op uw intranet wilt zetten? Moet u dan aan iedereen toestemming vragen? In principe valt iets dergelijks onder een algemene toestemming. Tip. Ga hier flexibel mee om. Denk goed na waar u de foto plaatst. Intranet is uiteindelijk iets heel anders dan Facebook. Als een medewerker moeite heeft met een foto, verwijder die dan gewoon.

Download een model ‘Verklaring gebruik foto’s’, een checklist ‘Toestemming gebruik foto’s’ en een voorbeeld ‘Doelomschrijving voor gebruik foto’s’ van http://tipsenadvies-personeel.nl/download (PS 23.14.07).

Bij voorbaat gegeven toestemming?

In het contract? We zien het u denken: waarom niet gewoon in de arbeidsovereenkomst opnemen dat u gebruik mag maken van de foto’s die u tijdens het dienstverband maakt?

Beter van niet. Daar begeeft u zich op glad ijs. Allereerst is het de vraag of de werknemer nog wel zo vrij is in het geven van zijn toestemming bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst. Daarnaast is op dat moment nog niet duidelijk voor welk doel en voor welke foto de toestemming wordt gegeven. Wij adviseren u dan ook dat niet te doen.