EFFICIËNCY - 31.05.2018

Ga effectief met uw e-mails om en bespaar kostbare tijd

Effectieve manieren

Er zijn ruwweg gezegd vijf manieren om effectiever met uw e-mails om te gaan.

1. Slim met e-mailing omgaan.
2. Sneller werken met snelle stappen.
3. Sneller werken door te automatiseren.
4. Een speciaal programma gebruiken.
5. Een goede e-mailetiquette.

We geven u een aantal tips voor het gebruik van Outlook. Tip. Selecteer de beste tips voor uw organisatie en deel die met uw collega’s.

Slim met e-mailing omgaan

Niet te vaak openen. Laat u door binnenkomende e-mails niet te veel van het werk afhouden. Open uw mailbox op geregelde tijden, bijvoorbeeld tweemaal per dag of om het anderhalf uur.

Tip. Zet geluidssignalen en andere waarschuwingen voor binnenkomende mails uit.

Wees kort en bonding. Laat u niet te veel verleiden tot lange antwoorden, maar wees kort en bondig.

Categoriseren. Binnenkomende e-mails kunt u categoriseren en er een kleurtje aan geven. Zo houdt u makkelijker overzicht.

Een slimme mappenstructuur. Maak mappen aan waar u binnenkomende e-mails meteen naartoe kunt slepen. De mappen geeft u namen van bijv. afdelingen, klanten en het soort werk of namen zoals ‘Prioriteit’, ‘Spoed’ en ‘Actie’.

Alleen maar lezen of ook opvolgen. Sommige e-mails hoeft u alleen maar te lezen. Deze zijn min of meer ter kennisgeving. U staat dan vaak in de cc-lijst. Andere e-mails moet u nog opvolgen. Deze e-mails kunt u dan een vlaggetje geven. Zo kunt u ze makkelijker herkennen in de lange lijst van binnenkomende e-mails.

Tip. Er bestaan diverse kleuren vlaggetjes: vandaag, morgen, deze week, volgende week. U kunt er ook een herinnering aan meegeven. U krijgt dan een geluidsignaal op een ingestelde datum en tijd. Bij de betreffende e-mail ziet u dan een belletje.

Sneller werken met snelle stappen

Snelle stappen. Aan het venstertje ‘Snelle stappen’ (in de taakbalk ‘Start) kunt u een aantal veel gebruikte acties toevoegen. Dat kan u veel tijd besparen. Denk bijvoorbeeld aan:

• een nieuwe e-mail sturen aan een bepaald team;
• een binnenkomende e-mail beantwoorden en de originele e-mail meteen verwijderen;
• een binnenkomende e-mail doorsturen aan een bepaalde persoon of groep van personen;
• een taak (opvolging met datum) gereed melden.

Tip. U kunt bij ‘Snelle stappen’ ook zelf nieuwe acties maken die u veel tijd opleveren.

Sneller werken door te automatiseren

Regels. Met e-mailfilters (‘Regels’ in Outlook) kunt u voor binnenkomende e-mails automatisch acties laten uitvoeren.

Zo kunt u bijvoorbeeld e-mails van bepaalde personen (verkopers) automatisch in een map laten plaatsen (afdeling Verkoop) of e-mails van klanten (facturen) laten doorsturen naar de administratie. U kunt onder andere berichten automatisch laten doorsturen, verwijderen, beantwoorden en categoriseren.

Clutter. Clutter is een functie (Outlook 2016 en 365) die automatisch berichten selecteert in belangrijk en onbelangrijk.

Clutter kunt u aan- en uitzetten. Klik met de rechtermuisknop op de map ‘Onbelangrijke e-mail’ en selecteer vervolgens ‘Onbelangrijke e-mail beheren’.

Hulp van derden

SaneBox. SaneBox ( http://www.sanebox.com - € 53,-/jaar) maakt speciale mappen aan. Belangrijke berichten blijven in uw inbox, de rest gaat naar ‘SaneLater’ (later lezen) of ‘SaneArchive’ (oude berichten). Van de verplaatste berichten krijgt u een dagelijkse samenvatting.

Tip . Corrigeer foute beslissingen zo veel mogelijk. Zo leert u SaneBox welke e-mail voor u belangrijk is.

Unroll.me. Unroll.me ( https://unroll.me ) is een gratis programma, maar veel minder uitgebreid.

U kunt er anonieme e-mails (nieuwbrieven, e.d.) mee naar een aparte map verplaatsen en laten vervangen met een dagelijks samenvatting.

Voor welke pakketten? Zowel Sanebox als Unroll.me werken met/voor Gmail, Apple iCloud, Outlook.com, Outlook 365 en andere e-mailproviders.

E-mailetiquette

Zo doen we het. Wijs uw collega’s en medewerkers op de wijze waarop er binnen uw organisatie met e-mails moet worden omgegaan.

Denk bij het opstellen van zo’n etiquette aan de inhoud, degene die de e-mail moeten krijgen (aan, cc en bcc) en de timing (wanneer wel en niet e-mailen).

Download een model ‘Gedragscode internet- en e-mailgebruik’ van http://tipsenadvies-administrateur.nl/download (FM 02.03.06).