LOONHEFFINGEN - 27.02.2018

Hoezo tijdelijke verblijfskosten nader onderbouwen?

Verblijfskosten. In een eerder nummer (T&A Personeel, jg. 22, nr. 21, p. 8, 10.10.2017) zijn wij ingegaan op de reisregeling voor ambtenaren. Dit is de mogelijkheid om voor werknemers een vaste vergoeding te geven voor tijdelijk verblijf gebaseerd op de vaste bedragen die aan ambtenaren gegeven worden. Een van onze lezers legde zijn geval voor aan de Belastingdienst en kreeg het verzoek de kosten te onderbouwen met bonnetjes. Hoezo?

Hoe zit dat ook alweer?

De kosten voor tijdelijk verblijf, zoals hotel en eten onderweg, zijn gericht vrijgesteld. Dit kan in een vaste kostenvergoeding, maar alleen als de kosten zijn vastgesteld op basis van een onderzoek naar de daadwerkelijke kosten voordat er een vaste kostenvergoeding wordt gegeven. Een alternatief is het toepassen van de reisregeling voor ambtenaren.

Het besluit ‘Loonheffingen’ kunt u vinden op http://tipsenadvies-personeel.nl/download (PS 23.08.02).

U mag het besluit ‘Loonheffingen voor tijdelijk verblijf’ toepassen als er sprake is van werknemers die qua kosten (soort en omvang) vergelijkbaar zijn met een ambtenaar. Tip. Dan mag u per 2018 voor binnenlandse reizen aansluiten bij:

Buitenlandse reizen. Bij buitenlandse reizen mag er worden aangesloten bij het in het besluit genoemde bedrag.

Werkwijze Belastingdienst

Voor de toepassing van de Reisregeling binnenland en buitenland vereist de wet geen kostenonderzoek; het vaststellen van de kosten voor ambtenaren wordt gezien als kostenonderzoek. Echter, regelmatig zien wij dat de Belastingdienst, net als bij onze lezer, wel degelijk verzoekt om de kosten te onderbouwen met bonnetjes. Soms is dat om te checken of de kosten echt gemaakt zijn of ook om na te gaan of de werknemer inderdaad dezelfde soort/omvang kosten maakt als een ambtenaar.

Als u die vraag krijgt, wat dan?

Wilt u de reisregeling toepassen en vraagt de Belastingdienst u ook om het bijhouden van bonnetjes, wat doet u dan?

Vraag om te beginnen na wat de reden van de Belastingdienst is om de bonnen op te vragen. Verwijs naar het besluit en geef aan dat volgens dat besluit de gerichte vrijstelling van toepassing is zonder bonnen.

Als de Belastingdienst aangeeft dat de bonnen gewenst zijn om te controleren of de werknemer vergelijkbaar is met een ambtenaar, ga dan na of het voor u mogelijk is bonnen te verzamelen (met name bij de Reisregeling buitenland lukt dat niet altijd omdat het niet overal gebruikelijk is facturen of bonnen te geven).

Let op. Geeft de Belastingdienst aan dat de bonnen nodig zijn voor een kostenonderzoek en trekt men zich niets aan van uw mededeling dat dit niet geëist wordt in het besluit? Kies er dan voor de bonnen (of eventueel ander bewijs van de kosten) alsnog aan te leveren en houd er anders rekening mee dat de Belastingdienst uw verzoek afwijst.