PERSONEELSDOSSIER - 21.11.2017

Uw personeelsgegevens en de AVG

Personeelsgegevens?

Persoonsgegevens. In de huidige Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van straks wordt er een onderscheid gemaakt tussen gewone en bijzondere persoonsgegevens.

Bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of het lidmaatschap van een vakbond blijken. Andere bijzondere gegevens zijn genetische en biometrische gegevens die direct herleidbaar zijn tot één persoon, gegevens over de gezondheid en gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. Wat mag u verwerken?

Wanneer mag u verwerken?

Het verwerkingsdoeleind. U mag persoonsgegevens verwerken als er een verwerkingsdoeleind is. U moet zich tenslotte aan de identificatieplicht kunnen houden, salaris kunnen uitkeren, persoonsgegevens kunnen doorgeven aan een verzekeringsmaatschappij, enz. Het begrip verwerking is erg ruim: verzamelen, vastleggen, opslaan, bijwerken of wijzigen, raadplegen, gebruiken, wissen en vernietigen zijn allemaal verwerkingen. Zie voor de volledige opsomming van verwerkingsdoeleinden art. 6 AVG.

Verwerken bijzondere gegevens

Extra eisen. Bij bijzondere persoonsgegevens moet u daarnaast voldoen aan een van de extra vereisten uit art. 9 lid 2 AVG. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens mag alleen als er een verwerkingsdoeleind is en:

• de medewerker hier expliciet toestemming voor heeft gegeven en het verwerkingsdoeleind hem op voorhand duidelijk is gemaakt; of
• de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van specifieke verplichtingen op het gebied van arbeidsrecht of socialezekerheidsrecht of verplichtingen die voortvloeien uit een cao. Zo mag u gegevens omtrent zwangerschap verzamelen om zo een werkneemster aan te kunnen melden voor haar zwangerschapsverlof.

Controleer uw personeelsdossier

De komst van de AVG is een goed tijdstip om uw personeelsdossiers te checken. Onze checklist helpt daarbij. Zo weet u of alle gegevens verwerkt mogen worden. Tip. Heeft u veel personeel in dienst, dan kunt u het checken van personeelsdossiers ook uitbesteden aan AVG-specialisten.

Download de checklist ‘Personeelsgegevens’ en de tekst van de AVG van http://tipsenadvies-personeel.nl/download (PS 23.02.03).

In en uit dienst

Geen zorgen. Heeft u de personeelsdossiers op orde, dan hoeft u zich over de ‘uit’-diensten geen zorgen te maken. Let op. Houd u aan de maximale bewaartermijn van de diverse personeelsdocumenten. Bij nieuwe medewerkers kunt u de checklist gebruiken.

Dataminimalisatie. U mag enkel bewaren wat noodzakelijk is. Ook hierbij geldt: houdt u de checklist aan, dan verzamelt u niet meer dan noodzakelijk.