Zo wordt thuiswerken extra leuk!

Thuiswerken is trendy. Uit verschillende onderzoeken wordt duidelijk dat werknemers al lang niet meer standaard van negen tot vijf werken. Flexibiliteit is de trend en dus werken veel werknemers regelmatig thuis met hun smartphone of tablet als belangrijkste gereedschap. Maar in hoeverre kunt u hen voor wat betreft de kosten tegemoet komen, zonder dat de fiscus direct zijn aandeel opeist? En onder welke voorwaarden?

Vergoeding werkkamer belast als loon

Een vergoeding voor een werkkamer is in ieder geval belast loon. Dat kunt u desgewenst onderbrengen in de werkkostenregeling. Doet u dat, dan blijven dergelijke vergoedingen belastingvrij als u per jaar niet meer dan 1,2% van de fiscale loonsom aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen spendeert. Schiet u daar overheen, dan betaalt u 80% eindheffing over het meerdere.

Eigen ingang en sanitair? Voorzieningen met betrekking tot de werkkamer kunt u belastingvrij ter beschikking stellen als er sprake is van een zelfstandige werkruimte. De werkruimte moet dan een eigen ingang hebben en eigen sanitair. Ook moet u met de werknemer een zakelijke huurovereenkomst hebben gesloten, waardoor alleen u over deze werkruimte beschikt. Uw werknemer moet ook in de werkruimte werken. Voldoet u aan deze eisen, dan kunt u de voorzieningen belastingvrij ter beschikking stellen.

Uw eigendom. Spullen zoals een bureau of kopieermachine blijven uw eigendom en de werknemer moet ze terug geven als hij ze niet meer gebruikt. De kosten van energie van de werkkamer kunt u ook belastingvrij vergoeden. Voldoet u niet aan de eisen, dan is alles belast en kunt u een en ander eventueel weer onderbrengen in de werkkostenregeling.

Arbo-voorzieningen

Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van arbovoorzieningen in de werkruimte thuis is alleen onbelast als deze samenhangen met uw verplichtingen op grond van de Arbowet, de werknemer die voorzieningen in de werkruimte gebruikt en hiervoor geen eigen bijdrage betaalt. Ook moet de werkruimte thuis voldoen aan de arbo-eisen en dus beschikken over een fatsoenlijk bureau, een stoel en verlichting. Het bovenstaande geldt ook als de werkkamer geen zelfstandige werkruimte is. Wordt er niet aan bovenstaande eisen voldaan, dan is alles belast of u brengt het onder in de werkkostenregeling.

Noodzakelijke computers, gereedschap

Benodigd equipment kunt u belastingvrij vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, als het naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor het werk. Voorwaarde is wel dat de werknemer een en ander teruggeeft of de restwaarde aan u betaalt, als hij de spullen niet meer nodig heeft. U mag hem alleen een eigen bijdrage laten betalen als hij een duurder type wil dan u nodig acht.

90% zakelijk gebruik! Gebruikt een werknemer bovengenoemde computers en dergelijke voor 90% of meer zakelijk, dan kunt u deze ook belastingvrij vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, dus ook als de apparatuur niet strikt noodzakelijk is voor het werk. Uw werknemer moet desgewenst het zakelijk gebruik aannemelijk maken.