Kopietje paspoort en ID-bewijs ... hoe zit dat nu?

Kopie paspoort of ID-bewijs

Pasfoto. Het identiteitsbewijs bevat een pasfoto en voor de verwerking daarvan gelden strikte voorwaarden. Het komt er op neer dat u of de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene moet hebben of wettelijk verplicht moet zijn om een volledige kopie van het paspoort of het ID-bewijs in uw administratie op te slaan. Let op. Als niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, moet de pasfoto onherkenbaar worden gemaakt.

BSN?

Toestemming? Voor het verwerken van het BSN (burgerservicenummer) gelden nog strengere eisen dan voor de pasfoto. Zelfs als de betrokkene uitdrukkelijk toestemming geeft, is dit geen grondslag voor een rechtmatige verwerking van het BSN.

Nee, tenzij ... Voor ondernemingen geldt in beginsel een verbod op het gebruiken (verwerken) van het BSN, tenzij daar een uitdrukkelijke wettelijke grondslag voor is. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) bepaalt namelijk dat het BSN alleen mag worden gebruikt ter uitvoering van de betreffende wet of doeleinden die de wet bepaalt.

Voor makelaars

Wwft. Een voorbeeld waarbij het BSN niet wordt gebruikt als identificatienummer, is een kopie van het legitimatiebewijs in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

Identificeren. Als makelaar valt u onder de werking van de Wwft en dit betekent dat u moet onderzoeken met wie u zaken doet. U moet de identiteit verifiëren. U moet daarvoor die persoon vergelijken met de pasfoto op zijn identiteitsbewijs. U mag een kopie van het identiteitsbewijs in uw administratie bewaren, maar het hoeft niet. Wat moet u vastleggen?

Natuurlijk persoon identificeren. Indien uw cliënt een natuurlijk persoon is, moet zijn volledige naam, zijn geboortedatum, zijn adresgegevens en de aard, het nummer, de datum en de plaats van uitgifte van zijn identiteitsbewijs in uw dossier worden vastgelegd.

Kopietje maken?

Geen BSN, ook niet met toestemming! Het is natuurlijk het meest eenvoudig een kopie van het identiteitsbewijs te maken. Dan heeft u alle gegevens in een keer in uw dossier. Strikt genomen is er echter geen wettelijke grondslag voor het verwerken van het BSN. Dit betekent dat u het BSN op het identiteitsbewijs onleesbaar moet maken. Let op. Dat geldt ook als uw cliënt u daarvoor toestemming geeft.

En die foto dan? Als uw cliënt er geen bezwaar tegen heeft dat u een kopietje van de foto op zijn identiteitsbewijs in uw dossier bewaart, is dat geen probleem.

Hoe pakt u dat het beste aan? U kunt er natuurlijk voor kiezen deze regels naast u neer te leggen of te doen of uw neus bloedt. Tip. Gebruik een zogenaamd ‘masker’ als u het identiteitsbewijs kopieert. U koopt zo’n masker voor een paar euro. Er zijn ook cliënten die (ter plekke) zelf een kopie maken met de app ‘KopieID’. Zo’n kopie is ook voldoende voor uw dossier.