Oeps, toch btw-vrijstelling of een ander tarief, wat nu?

Correcties? Als u een factuur heeft gestuurd waarop te weinig of te veel btw in rekening is gebracht, is het volgende belangrijk:

• Btw die op een factuur wordt vermeld, moet in principe aan de Belastingdienst worden afgedragen, ook onterecht vermelde btw.
• Als u geen of te weinig btw op de factuur heeft vermeld, bent u het correcte btw-bedrag toch verschuldigd.

Particuliere afnemers

Te weinig btw. Als uw klant een particulier is, bent u niet verplicht om een nieuwe factuur uit te reiken. U moet wel alsnog het verschuldigde btw-bedrag afdragen via uw btw-aangifte of suppletie-aangifte. Zelden zal het lukken om dit op uw klant te verhalen. Helaas draait u dan dus zelf op voor de te weinig in rekening gebrachte btw.

Te veel. Als u te veel btw in rekening heeft gebracht, hoeft u de ten onrechte op de factuur vermelde btw niet af te dragen aan de Belastingdienst. Als u de te veel berekende btw al heeft afgedragen, kunt u die terugvragen. Er is geen verplichting om dit vervolgens aan uw klant uit te betalen.

U heeft een factuur gestuurd van € 106,- inclusief 6% btw en de btw (€ 6,-) reeds afgedragen. Als u 21% btw had moeten berekenen, bent u alsnog verschuldigd: 21/121 x € 106,- = € 18,40 minus de reeds afgedragen btw van € 6,- = € 12,40. Andersom hoeft u bij ontvangst van € 121,- (21% over € 100,-) terwijl er 6% btw verschuldigd was, maar 6/106 x 121 = € 6,84 af te dragen. Als u reeds € 21,- had afgedragen, vraagt u het verschil terug.

Zakelijke afnemers

Te weinig btw. Als u uw afnemer te weinig btw in rekening heeft gebracht, moet u de btw alsnog in rekening brengen bij uw klant. U kunt de oorspronkelijke factuur volledig crediteren en een nieuwe, juiste factuur uitreiken, of volstaan met een aanvullende factuur, waarin u corrigeert wat u op de oorspronkelijke factuur onjuist heeft gefactureerd. Verwijs daarbij uitdrukkelijk naar het factuurnummer van de oorspronkelijke factuur.

Te veel btw. Als u ten onrechte btw in rekening heeft gebracht, moet u deze btw toch aan de Belastingdienst afdragen. Tip. U kunt deze (bij grote bedragen aan) btw terugvragen via een bezwaarschrift, mits u aan de voorwaarden heeft voldaan:

• Corrigeer de factuur door het origineel terug te vragen en een nieuwe factuur uit te reiken of door correcties in een aanvullende factuur op te nemen.
• Zorg dat de Belastingdienst per saldo niets tekortkomt. Als uw afnemer de btw niet in aftrek kan brengen, omdat hij geen recht op btw-aftrek heeft, moet u dat kunnen aantonen. Als uw afnemer wel recht op btw-aftrek heeft, moet u kunnen aantonen dat de btw niet in aftrek is gebracht, of dat de in aftrek gebrachte btw is terugbetaald. U heeft daarvoor dus goed contact met uw afnemer nodig.
• Met een zakelijke afnemer maakt u meestal een prijsafspraak exclusief btw. Als u dan de terugontvangen btw op uw beurt niet aan uw afnemer betaalt, kan er sprake zijn van ‘ongerechtvaardigde verrijking’. Met dat argument kan uw afnemer het bedrag bij u opeisen. Ook commercieel zal het moeilijk uit te leggen zijn dat u het geld niet wilt afgeven.