Google Documenten of toch maar Office 2016?

Google Documenten ( http://docs.google.com ) is niet te kloppen op het vlak van prijs: het is volledig gratis. MicrosoftOffice 2016 ( http://products.office.com – voor Windows en Mac OS X) kost voor een eenmalige licentie € 149 (zonder Outlook). Voor € 7 per maand heeft u een Office 365 Personal-abonnement inclusief Outlook voor één pc. Voor vijf pc’s betaalt u € 10 per maand. Bij de abonnementen krijgt u ook 1 TB OneDrive-cloudopslag.

Werken met Google en Office

Office 2016 bouwt verder op wat er al was, met weinig vernieuwing. Outlook blijft het beste mailprogramma voor wie veel mail ontvangt en verwerkt. Word, Excel en PowerPoint blijven stabiele, rijpe programma’s met enorm veel mogelijkheden.

De tekstverwerker van Google Documenten bevat zowat alle functies die u nodig heeft. U kunt tekst opmaken met een tiental standaardlettertypes of nog gratis extra lettertypes installeren (zo’n 50 in totaal). U kunt ook alineastijlen gebruiken (bv. normale tekst, ondertitel, kop, enz.) en een afdrukopmaak weergeven. Wat niet tot de mogelijkheden behoort zijn stijlen, zoals bij Word, waarbij u met één klik een document netjes formatteert met bijpassende lettertypes, kleuren, alinea’s, enz. Het menu Extra biedt wel veel moois: spellingcontrole in tientallen talen, het tabblad Onderzoek waarmee u woorden kunt opzoeken in Wikipedia en in woordenboeken, en zelfs stukken automatisch kunt laten vertalen.

Ook Office 2016 bevat een dergelijke integratie met Bing en Wikipedia; het nieuwe Slim zoeken is nog een stuk krachtiger dan dat van Google en begrijpt ook woorden en zinnen in hun context.

Het spreadsheetprogramma van Google is best krachtig. Het aantal grafieken en functies is wel beperkter dan in Excel 2016, maar de meest gebruikte functies zijn wel aanwezig. De integratie met Google Formulieren is handig: u kunt een webformulier aanmaken en meteen verspreiden. De antwoorden verschijnen automatisch, netjes gesorteerd in uw Google-spreadsheet.

Google Presentaties is het iets zwakkere broertje in de Google-suite. Er zijn een twintigtal eenvoudige thema’s beschikbaar en een vijftiental animaties voor overgangen tussen dia’s. De sjablonen in PowerPoint 2016 zijn echter uitgebreider en zien er professioneler uit.

Bestanden delen: een plus voor Google

Wilt u teksten, rekenbladen of presentaties delen, dan kan dat heel gemakkelijk met Google Documenten: klik op Delen rechtsboven en voer een e-mailadres in. U kunt kiezen of deze persoon alleen kan kijken, of ook bewerken of reageren.

Tip. Dit gebeurt in real time in alle applicaties: u kunt een andere persoon ‘zien’ typen of wijzigen.

In Office 2016 kunt u ook bestanden delen, maar dan moet u het document eerst in OneDrive opslaan. In Word kunt u in real time delen, maar niet in de andere programma’s. Bovendien krijgen medewerkers van een document eerst de Office.com-website te zien. Daar moeten ze intekenen en kunnen ze (gratis) online bewerken of bekijken, of pas daarna het document in Office openen. Die extra stappen hoeven niet bij Google.