ZAKELIJK - WEBDIENSTEN - 12.08.2015

Tijd = geld

Clocking IT ( http://www.clockingit.com ) laat u via een webinterface uw zakelijke projecten plannen en opvolgen. Het tijdselement speelt hierin een grote rol: door aan te geven hoeveel tijd aan de specifieke deeltaken gespendeerd mag worden, kunt u op elk moment checken of u en uw medewerkers nog op schema zitten.

Hoe begint u eraan?

Nadat u zich gratis geregistreerd heeft, krijgt u een persoonlijke webruimte en een unieke url (bv. http://uwbedrijf.clockingit.com ). Op de welkomstpagina krijgt u meteen de mogelijkheid om een eerste project te creëren. U kunt het direct toewijzen aan een specifieke klant (zie verder). Vervolgens klikt u op Nieuwe Taak (in het menu bovenaan) om specifieke taken te definiëren. Die kunt u dan via het Doel -venster linken aan het project en toewijzen aan bv. een collega (zie ook verder). Binnen zo’n taak kunt u ook bepaalde ‘mijlpalen’ (tussentijdse doelstellingen) – inclusief deadlines – instellen. Verder kunt u hier ook een prioriteit (volgens zes niveaus), de geschatte tijdsbesteding en de einddatum aangeven.

Betrek er anderen bij

Om een project toe te wijzen aan een klant, moet u zijn naam eerst in het systeem ingeven. Dat gebeurt via het Klanten -menu rechtsboven. Om bepaalde taken op te leggen aan uw medewerkers (of aan bv. onderaannemers of leveranciers), moet u via Gebruikers eerst hun gegevens toevoegen aan de webmodule. U moet dan voor iedere persoon een naam en gebruikersnaam creëren (het wachtwoord hoeft u niet in te vullen). U kunt ook een aantal ‘rechten’ bepalen, zoals voor het zelf aanmaken van projecten en het versturen van meldingen.

Let op! Vergeet niet om onderaan hun toegang tot uw project(en) goed te keuren. Elke betrokkene wordt via e-mail op de hoogte gebracht van zijn nieuwe taken. Via het Overzicht - of Bladeren -menu op http://uwbedrijf.clockingit.com ziet hij meteen zijn openstaande taken. Daar kan hij – wanneer hij start aan een specifieke opdracht – klikken op het klokje ernaast. Vanaf dan houdt Clocking IT de tijd bij. Via de andere icoontjes kan hij de klok pauzeren en afgeronde taken afvinken. Uzelf behoudt via deze menu’s eveneens een overzicht en er zijn ook handige Tijdlijn -, Planning - en Rapporten -rubrieken.

De moeite waard?

Clocking IT is niet alleen een project- en takenplanner, maar ook een handige timetrackingtool. Hij is bovendien helemaal gratis en beschikbaar in het Nederlands. Toch zijn er ook enkele nadelen: de interface en de functies mochten wel wat intuïtiever aangepakt zijn. Ook het ontbreken van goede mobiele mogelijkheden is volgens ons een belangrijk minpunt.

Tip. Probeer daarom ook GoalsOnTrack ( http://www.goalsontrack.com ) eens uit: deze app is beschikbaar voor uw desktop, tablet en smartphone (iOS en Android). Hiermee kunt u ‘goals’ – bestaande uit meerdere taken met elk hun prioriteit – instellen. Via uw Dashboard kunt u alles opvolgen – bv. eventuele achterstand en hoever de ‘goal’ intussen gevorderd is (met een handig kleurenoverzicht). Ook tijdregistratie en aantekeningen verzamelen voor een bepaalde taak zijn mogelijk. U betaalt hiervoor wel zo’n $ 5/maand (na een gratis test van 30 dagen).