E-MAIL - E-MAILGEBRUIK - 27.08.2015

Geef meer kleur aan uw mail

Kleuren kunnen u – naast uw bestaande technieken – helpen om een veel duidelijker onderscheid te maken tussen diverse types van berichten. Zo krijgt u meer overzicht en kunt u veel sneller bepaalde berichten herkennen of terugvinden. De meeste mailapplicaties laten u op verschillende manieren kleuren gebruiken. We bekijken webdienst Gmail en de programma’s Outlook en Thunderbird.

Gmail

Bij Gmail kunt u kleuren toevoegen via labels. Als u nog geen labels heeft, kunt u er eerst enkele aanmaken via de instellingen. Labels doen in Gmail dienst als een vervanger voor mappen. De aangemaakte labels vindt u terug in het linkervak van uw Gmail-venster. Door het pijltje naast een label aan te klikken, krijgt u toegang tot de opties waarmee u een kleur aan een label kunt toekennen. Berichten met labels worden in uw inbox met de gekozen kleuren getoond. Labels kunt u handmatig op berichten plakken, maar het is handiger om enkele filters te maken die bepaalde types van berichten automatisch labelen, bv. mail van bepaalde contactpersonen of met specifieke woorden in het onderwerp. Op die manier krijgen speciale berichten in uw inbox automatisch een kleur en springen ze meteen in het oog.

U kunt een bericht ook laten opvallen door in het berichtenoverzicht de ster voor het bericht aan te klikken. In de algemene instellingen kunt u verder kiezen hoeveel kleuren sterren u wilt gebruiken. Zo kunt u belangrijke berichten met verschillende kleuren markeren. Via filters kunt ook automatisch een ster toekennen aan bepaalde types van berichten.

Outlook

De beste manier om kleur in te voeren bij Outlook is via de optie Voorwaardelijke opmaak ( https://goo.gl/7LT78t ). Zo maakt u regels aan die berichten de gekozen kleur geven wanneer ze voldoen aan de ingestelde voorwaarden. De kleuren worden toegepast op reeds ontvangen én op nieuwe mails. Eenvoudige regels kunt u snel aanmaken, bv. om berichten te kleuren op basis van een bepaalde afzender of bepaalde woorden in het onderwerp. Met wat handigheid kunt u ook complexere regels instellen, bv. “Kleur alle mails groen die vandaag binnenkomen en direct aan mij gestuurd zijn”.

Mappen kunt u jammer genoeg geen kleur geven in Outlook.

Thunderbird

Thunderbird gebruikt ook labels om kleuren te geven aan uw berichten. Via de knop Labelen/Labels beheren kunt u zelf nieuwe labels en kleuren toevoegen naast de standaardlabels. Een gelabeld bericht krijgt in uw inbox automatisch de toegewezen kleur. Net zoals bij Gmail kunt u filters maken om bepaalde berichten automatisch te labelen en dus ook automatisch te kleuren.

Tip. Met enkele add-ons krijgt u in Thunderbird nieuwe mogelijkheden om kleuren te gebruiken. Gebruik Color Folders ( https://addons.mozilla.org/nl/thunderbird/addon/color-folders/ ) om elke map een eigen kleur te geven – belangrijke mappen vindt u zo visueel sneller terug. Met Account Colors ( https://addons.mozilla.org/nl/thunderbird/addon/account-colors/ ) krijgt elk mailaccount een eigen kleur, zodat u in uw inbox snel ziet van welk account berichten komen.