HORECAPRAKTIJK - 18.12.2013

Een bevestiging per e-mail?

Aanbod en aanvaarding. In de wet staat dat een koopovereenkomst ontstaat door een aanbod en de aanvaarding van dat aanbod. Op het moment dus dat u een bestelling of opdracht accepteert, is de koop ‘rond’.

E-mail ontvangen? Er ontstaat een probleem als uw klant later stelt dat er géén, of een andere afspraak is gemaakt. Uw klant zou dan kunnen stellen dat hij uw bericht nooit ontvangen heeft. U moet dan bewijzen dat de klant uw bericht wél ontvangen heeft.

Even juridisch ... Een koper stelt dat hij een e-mailbericht van de verkoper nooit heeft ontvangen. In dat bericht staat dat de verkoper akkoord gaat met de prijs die de koper noemde. Is er nu sprake van een geldige koop? Neen, althans de verkoper kan dat niet bewijzen (bewijzen dat de koper het bericht heeft ontvangen).

Lastig aan te tonen. Het gaat er dus niet om of u het bericht verstuurd heeft, maar of het bericht uw klant bereikt heeft. Juristen noemen dit de ‘ontvangsttheorie’. U moet kunnen aantonen dat uw bericht in de ‘inbox’ van de klant terecht is gekomen. Het is niet genoeg dat het bericht bij u onder de ‘sent items’ staat. Het is lastig om aan te tonen dat uw bericht in de ‘inbox’ van de klant terecht is gekomen. De klant hoeft u geen inzage te geven in zijn e-mailprogramma.

Oplossing. Als u er helemaal zeker van wilt zijn dat uw klant uw e-mail ook ontvangen heeft, vraag dan of uw klant een ontvangstbevestiging wil terugsturen. Tip. U kunt ook een paar ‘trucjes’ toepassen. Als u bijvoorbeeld een bruiloftboeking accepteert, vraag dan gelijk waar de factuur heen moet of ter attentie van wie die gezonden moet worden. Als uw klant dan een reactie stuurt, weet u meteen dat uw bericht is ontvangen. Let op. Om helemaal op safe te spelen, is het bij belangrijke zaken het beste om meteen na de overeenkomst via e-mail de afspraken per fax of brief te bevestigen. Vraag een handtekening voor ‘akkoord’ van uw klant.