ADMINISTRATIE - INKOOP - 26.06.2012

Verzamelnota biedt voordelen

Bonnetje hier, bonnetje daar. U kent dat wel, in de hitte van de strijd even naar winkel A voor schuursponsjes, naar winkel B voor een pak nietjes en naar winkel C voor een fles Tia Maria. Kortom: veel bonnetjes, veel administratief werk en dus extra kosten.

Als u in plaats van 20 bonnetjes per maand maar 1 bon heeft, bent u circa 20 keer goedkoper uit bij uw boekhouder!

Btw-nadeel. Daar komt bij dat u de btw-aftrek daarvan mist als de bonnetjes niet voldoen aan de wettelijke vereisten. Zo volstaat een kassabonnetje met btw-vermelding namelijk niet, omdat uw gegevens er niet op staan! Formeel heeft u dan ook géén recht op btw-aftrek.

Factuureisen btw?In het kort: de naam- en adresgegevens van de verkoper, een omschrijving van de geleverde goederen, het bedrag van de goederen excl. btw, het btw-percentage, het btw-bedrag, het bedrag van de goederen incl. btw, het btw-nummer van de leverancier, de factuurdatum, het factuurnummer en uw naam en adres.

Verzamelnota. Komt dit vaker voor, verzamel dan alle losse bonnetjes en ga er aan het einde van de maand mee naar de winkel en vraag om een handgeschreven btw-bon waaraan alle losse bonnetjes geniet worden. Tip. Laat de winkelier op die bon gerust de ingekochte goederen gegroepeerd naar kostensoort noteren. Dus bijvoorbeeld:

Niet frequent. Valt het wel mee met de frequentie waarin dit voorkomt, vraag de winkelier dan meteen om een handgeschreven bon met btw. Als u zo op jaarbasis 100 bonnetjes heeft met gemiddeld € 10,- aan btw, dan stelt u toch al gauw zo’n € 1.000,- aan btw-aftrek veilig.

Zelf naar de groothandel. U kunt ook besparen als u de ingekochte goederen gegroepeerd op de transportband zet. Zo komen de goederen gesorteerd op de factuur. Zo kost het uw administrateur minder tijd om iedere factuur uit te splitsen in kostensoorten.