LOONHEFFING - STAGIAIR - 19.06.2012

U wilt een stagiair niet met lege handen laten gaan

Stagetijd breekt aan

Wellicht krijgt u binnenkort ook een nieuwe sta­­giair, een leerling die in uw bedrijf praktijkervaring komt opdoen. In principe hoeft u deze stagiairs meestal niets te geven, de leerling is er om iets te leren en werkt niet voor geld. Wilt u de leerling toch iets geven? Houd dan rekening met de fiscale kant van de zaak! Welke mogelijkheden heeft u en wat is de beste keuze?

Vier mogelijkheden voor compensatie

In feite zijn er vier mogelijkheden om de stagiair te compenseren, met elk andere fiscale gevolgen.

1. Reële beloning. Uw stagiair ontvangt een reële beloning voor het werk, bijvoorbeeld het minimumjeugdloon. Dat mag u natuurlijk geven, maar houd er dan rekening mee dat voor deze stagiair de gewone regels gelden die voor andere werknemers ook gelden. Veel gedoe dus en u betaalt bovendien premies werknemersverzekeringen (WW-premie en pre­­mies voor arbeidsongeschiktheid van werknemers) over de vergoeding. Bij werknemers met een laag loon gaat het daarbij al snel om 15% bovenop de loonsom.
2. Kleine vergoeding. Iets eenvoudiger is het wanneer u uw stagiair geen reële beloning geeft, maar een kleine vergoeding. De stagiair wordt dan geen echte werknemer zoals in de eerste situatie. Gevolg voor u is dat u weliswaar loonheffing moet berekenen en inhouden op het loon, maar premies werknemersverzekeringen hoeft u niet te betalen. Dat scheelt dus alvast.
3. Kostenvergoeding. U kunt er ook voor kiezen om uw stagiair in plaats van loon ook alleen een kostenvergoeding te geven.

Wel onderbouwen! Dit mag alleen indien u deze kosten ook kunt onderbouwen én u vergoedingen geeft die belastingvrij zijn toegestaan. Bijvoorbeeld: uw stagiair maakt reiskosten terwijl hij de ov-kaart niet kan gebruiken óf hij moet voor de stage tijdelijk een kamer huren in de buurt van uw bedrijf. In veel gevallen zal het lastig zijn de kostenvergoeding te onderbouwen.

Let op. Kunt u de kosten niet onderbouwen? Dan komt u automatisch terecht in mogelijkheid 1 of 2 waarbij er inhoudingen en afdrachten moeten plaatsvinden.

1. School compenseren. Fiscaal de makkelijkste manier om uw stagiair te compenseren, is het rechtstreeks overmaken van de stagevergoeding naar de school, die deze gelden gebruikt voor algemene activiteiten. Tip. U hoeft dan geen loonheffingen te berekenen en werknemersverzekeringen af te dragen. U kunt het hele bedrag dus zonder gedoe overmaken naar de school.

Administratief. Leg wel binnen twee maanden na afloop van elk jaar de volgende gegevens in uw administratie vast:

• de naam, het adres en het BSN (voorheen sofinummer) van de stagiair;
• de naam en het adres van de school of het stagefonds;
• het bedrag van de beloning. Hierbij vermeldt u de datum en het nummer van het Besluit waarop de regeling is gebaseerd: 14 december 2010, nr. DGB 2010/2202M.