E-MAIL - E-MAILGEBRUIK - 14.06.2012

Op vakantie? Stel uw afwezigheidsboodschap in!

Als klanten of collega’s na enkele dagen geen antwoord van u krijgen, gaan ze zich misschien vragen stellen en u nog meer mailen of bellen. Dit gedoe vermijdt u door nieuwe mails auto­matisch te laten beantwoorden met een standaard­berichtje. Daarin meldt u dat u op vakantie bent, wanneer u weer kunt reageren en bij wie ze terechtkunnen voor dringende zaken. Hoe u zo’n automatisch antwoord instelt, hangt af van het soort mailapplicatie waarmee u werkt: webmail of een e-mailpakket. Tip. Vergeet niet uw ‘vakantie­antwoord’ weer uit te zetten bij uw terugkeer.

Webmail

Bij webmail is het eenvoudig om een automatisch antwoord in te stellen, want zowat alle webmail­services hebben daarvoor een speciale optie. Dat is onder meer zo bij Yahoo! Mail, Hotmail, Gmail, GMX en Zoho Mail.

We nemen Gmail als voorbeeld. Hier heet de optie Automatisch Antwoord (Vacation Responder), te vinden bij de instellingen onder de tab Algemeen. Hier kunt u uw standaardantwoord invullen en aangeven tijdens welke periode u uw mail auto­matisch wilt laten beantwoorden. Verder kunt u kiezen of u uw vakantiebericht naar ieder­een of alleen naar uw vaste contacten wilt laten sturen. Tip. Dat laatste is handig als u niet wilt dat onbekende afzenders te weten komen dat u er niet bent. Spam en berichten van mailinglists worden nooit automatisch beantwoord.

E-mailpakket

Met een e-mailpakket is het soms wat moeilijker  – afhankelijk van uw type mailaccount.

1. U werkt met Outlook in combinatie met een Exchange-mailaccount? Dit is de typische situatie in een grote zakelijke omgeving. Hier kunt u gemakke­lijk een vakantieantwoord instellen met de Afwezigheidsassistent of Automatische Antwoorden (naargelang van uw Outlook-versie; zie ook: http://office.microsoft.com/en-us/outlook-help/send-out-of-office-notices-automatically-with-an-exchange-account-HP010354937.aspx).

2. Gebruikt u een webmailadres (Gmail, enz.) dat u vanuit een e-mailpakket aanspreekt? Dan is het simpel: via de site van de webmaildienst kunt u uw automatische antwoord instellen.

3. Werkt u met een e-mailadres van uw provider (eventueel gekoppeld aan uw eigen domeinnaam)? Dan heeft u twee mogelijkheden.

a) Vraag eerst na bij uw provider of het mogelijk is een automatisch antwoord in te stellen. Sommige providers voorzien namelijk ook webmail en laten u langs die weg een vakantieantwoord instellen.

b) Als dit niet lukt, kunt u in uw e-mailpakket zelf een filter instellen. Maak een filter die ofwel op alle nieuwe berichten inwerkt, ofwel alleen op berichten van bekende contacten. Als actie voor de filter kiest u automatische beantwoording met een standaard­bericht. In Outlook en Thunderbird moet u dit standaardbericht eerst als een sjabloon opslaan. Nadeel van deze oplossing: uw computer moet de hele tijd aan blijven staan, met uw e-mail­pakket actief. Tip. Met WakeupOnStandBy (http://dennisbabkin.com/wosb/) beperkt u het energie­verbruik. Dit tooltje kan uw pc in slaapstand houden en bv. slechts een halfuurtje per dag laten ontwaken voor het ophalen en automatisch beantwoorden van nieuwe mail.