PERSONEEL - 11.06.2010

De werkkostenregeling op het menu

Kunt u nu al iets doen? Belangrijk is om de komende maanden te kijken hoe u ervoor staat en voor welk stelsel u kiest. Omdat de werkkostenregeling heel anders is dan de huidige wettelijke regeling én die ook behoorlijk ingewikkeld is, nemen wij in verschillende artikelen een vergoeding of verstrekking onder de loep en vergelijken die met de huidige regels. Deze keer besteden we aandacht aan de maaltijden.

Hoe zit het nu met maaltijden?

In feite kent de huidige belastingwet vier verschillende soorten maaltijden voor werknemers:

1. De zakelijke maaltijd. Dit is bijvoorbeeld de maaltijd wegens overwerk of een dienstreis. Een vergoeding of verstrekking van een dergelijke maaltijd is nu niet belast.

2. De kantinemaaltijd. Dit is de maaltijd die werknemers ontvangen in uw bedrijf. Bijvoorbeeld omdat u een (kleine) kantine heeft waar uw medewerkers tussen de middag gratis een broodje en soep kunnen pakken. Het voordeel van deze maaltijden wordt in 2010 gesteld op € 2,20 voor een broodmaaltijd en € 4,20 voor een warme maaltijd en is belast.

3.De kleine versnapering. De kop koffie of thee, het soepje, een gebakje of fruit voor uw werknemers blijft nu onbelast. Let op. Als deze zaken allemaal bij elkaar een echte maaltijd vormen, zal er wél sprake zijn van een belaste kantinemaaltijd.

4.Overige maaltijden. Denk bijvoorbeeld aan de dinerbon die u aan uw werknemer en zijn gezin geeft omdat hij altijd voor u klaarstaat. Die voor het gezin is belast.

De werkkostenregeling

Na invoering van de werkkostenregeling gaat er een zogenaamde ‘vrije ruimte’ gelden van 1,4% van de loonsom van uw bedrijf. Als u een groter bedrag geeft aan vergoedingen en verstrekkingen die binnen het algemeen forfait vallen, is dit meerdere belast tegen 80% eindheffing.

Wat is voor u van belang? Voor u is dus van belang welke maaltijden u moet meetellen in het algemeen forfait. Vooralsnog moeten de kantinemaaltijd en de overige maaltijden (dus 2. en 4. in het huidige stelsel) worden meegenomen in het algemeen forfait.

Tip. Zorg ervoor dat u aannemelijk kunt maken dat er sprake is van een zakelijke maaltijd.

Kleine versnaperingen op de werkplek tellen wél mee bij het algemeen forfait, maar hun waarde wordt gesteld op nihil. Zakelijke maaltijden zijn expliciet vrijgesteld.

Ook voor uw klanten

Ook nieuw is dat de maaltijden voor klanten in de werkkostenregeling uitdrukkelijk worden aangemerkt als kosten van de werkgever (zogenaamde ‘intermediaire kosten’). Betaalt uw werknemer deze kosten, dan mag u die onbelast vergoeden.

Tip. Houd de omvang bij van de kosten van maaltijden voor klanten. Tel die niet samen met de maaltijdkosten van uw eigen personeel.

Let op. Het is weliswaar behoorlijk bewerkelijk, maar u heeft wél het voordeel dat de kosten van maaltijden van klanten niet meegetrokken worden in eventuele discussies met de Belastingdienst over de zakelijkheid van maaltijden.