WET- EN REGELGEVING - HANDELSVERKEER - 31.05.2010

Bedrijfscorrespondentie; wat moet u vermelden?

Welke gegevens moet u vermelden?

Handelsregisternummer. Op uitgaande brieven, orders, facturen en offertes moet altijd het handelsregisternummer van de Kamer van Koophandel worden vermeld. Ook op uw bedrijfswebsite en op uitgaande e-mailberichten dient u altijd het handelsregisternummer te vermelden.

Deze verplichting geldt niet voor verenigingen en stichtingen zonder onderneming.

Tip. U hoeft geen handelsregisternummer te vermelden bij reclame-uitingen.

Tip. Zorg dat uw klant het nummer gemakkelijk kan vinden.

Handelsnaam. Natuurlijk vermeldt u ook uw handelsnaam op alle correspondentie. De coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, BV en NV moeten tevens de volledige ‘statutaire naam’ vermelden. BV’s en NV’s moeten daarnaast ook altijd de ‘statutaire zetel’ van de rechtspersoon vermelden, óók op websites en e-mailberichten.

Tip. Bij reclame-uitingen gelden deze regels niet.

En op facturen?

Voor facturen gelden nog aanvullende vereisten. Gebruikt u uw briefpapier ook voor facturen? Houd dan rekening met de eisen van de Wet omzetbelasting.

Een checklist voor de factuurvereisten kunt u gratis downloaden van http://horeca.indicator.nl (HR 14.08.05).

Niet verplicht, wel handig

Daarnaast is het handig om de volgende gegevens op uw correspondentie te vermelden:

• vestigings- en correspondentieadres, inclusief postcodes en plaatsnamen;
• e-mailadres, website, telefoon- en faxnummer;
• uw bank- of gironummers.

Rechtsvorm verplicht vermelden?

Vaak wordt de rechtsvorm wel in de handelsnaam vermeld. Denk aan Stationshotel BV, Vof Pizzeria Endstatione, etc.

Moet in de handelsnaam áltijd worden vermeld om welke rechtsvorm het gaat? Dat is afhankelijk van de soort rechtsvorm:

• Eenmanszaak of Vof. Een eenmanszaak of een Vof is niet verplicht om de rechtsvorm in de handelsnaam op te nemen. Hoewel er dus geen verplichting bestaat om de rechtsvorm te vermelden in de correspondentie, is het soms beter dit tóch te doen. Vermeld bijvoorbeeld bij het aangaan van contracten om welke rechtsvorm het gaat.
• Rechtspersonen. Bij de NV, BV, onderlinge waarborgmaatschappij, coöperatie en stichting ligt dit anders. Deze moeten de rechtsvorm opnemen in hun statutaire naam. De statutaire naam is de naam die in de oprichtingsakte staat. Bij een NV, BV en coöperatie is de statutaire naam ook de handelsnaam (of één van de handelsnamen).

Boete

Wanneer u de verplichte gegevens niet in uw bedrijfscorrespondentie vermeldt, begaat u formeel gezien een economisch delict. Dit kan in principe leiden tot een boete. In de praktijk zal dat zo’n vaart niet lopen, tenzij u zich zou bezighouden met serieuze oplichtingspraktijken.