ONTSLAGGESPREK - 22.03.2010

Hoe vertel ik een medewerker dat hij ontslagen wordt?

Kubler-Ross, psychiater, omschrijft vijf fasen van rouw: ontkenning, boosheid, vechten, depressie en aanvaarding. Deze fasen kan uw medewerker bij ontslag ook doorlopen. Tijdens het ontslagproces heeft u diverse gesprekken met de medewerker. Hij doorloopt tijdens het hele proces diverse ‘rouwfases’. Hoe moet u handelen als de medewerker op een of andere manier reageert?

Ontslaggesprek in vijf fasen

Gesprek 1.De ontslagboodschap. Vertel de medewerker dat u slecht nieuws heeft, dat hij ontslagen wordt en vertel de reden waarom. Mogelijke reactie:ontkenning. Dit is een algemeen afweermechanisme. De werknemer beschermt zich door de waarheid te ontkennen (“Neen, dit is een fout”) om hiermee de waarheid voor zichzelf te doseren. Pas aan het einde van deze fase gaat hij op zoek naar de feiten.

Tip. Geef hem voldoende tijd om de boodschap tot zich door te laten dringen. Toon begrip voor de eerste reactie. Wees kort en consequent en maak een tweede afspraak over enkele dagen. Stuur wel meteen een gespreksbevestiging.

Gesprek 2.De begeleiding. Geef de werknemer ruimte om zich uit te spreken. Hij zit in een lastige, onzekere situatie en voelt zich in eerste instantie onrechtvaardig behandeld.

Mogelijke reactie: protest of boosheid. Hij protesteert tegen het ontslag en is boos. Er komen gedachten in hem op als: “Waarom ik? - Waarom nu? - Ik heb toch hard gewerkt?”. Vaak wordt een schuldige gezocht om het verdriet te ontwijken. Tip. Neem de emotionele reacties niet persoonlijk. Blijf begrip tonen en zeg begeleiding toe.

Gesprek 3.De feiten rond het ontslag. Als de ontslagvergunning binnen is, dan meldt u dat aan de medewerker. Na gesprek 1 en 2 zal deze nu meer bereid zijn om naar de feiten te luisteren. Geef meer informatie over de reden van ontslag en de verdere procedure.

Mogelijke reactie:onderhandelen en vechten. Als protesteren en boosheid niet helpen, probeert hij het verlies te verwerken door zich doelen te stellen en beloften te doen.

Tip. Geef de werknemer feiten en argumenten. Dat helpt hem te bepalen of zijn doelen reëel zijn. Streef er naar om hem zo tevreden mogelijk te laten vertrekken.

Gesprek 4.De formele afronding. Hierbij gaat het om de financiële afwikkeling, de afdracht van bedrijfsspullen, het meegeven van een referentie, het afscheid, enz.

Mogelijke reactie:depressie. De medewerker voelt zich machteloos (“Ik kan niets, niemand begrijpt hoe ik me voel”.) en sluit zich af voor contact of gedraagt zich teruggetrokken. In deze fase kan hij bijv. de telefoon op haak gooien, zich ziek melden, enz. Tip. Vermijd discussies en wees consequent. Soms zijn er meer gesprekken rond een thema nodig. Streef naar één doel per gesprek en rond dit altijd af met een afspraak of conclusie.

Gesprek 5.Het afscheid. Geef de werknemer de mogelijkheid van een waardig afscheid. Toon belangstelling, benoem zijn kwaliteiten en geef tips over zijn kansen op de arbeidsmarkt.

Mogelijke reactie:aanvaarding. Uiteindelijk ziet hij in dat hij de waarheid moet accepteren.

Tip. Ook een ontslagen werknemer is een ambassadeur van uw bedrijf. Zorg daarom voor een zo goed mogelijke relatie.

Let op. De fasen verschillen per werknemer en kunnen soms door elkaar lopen. Wees flexibel.