Vanaf nu ben je ambtenaar, Marco!
Stel, u heeft werknemers die u een reisvergoeding betaalt. Dat geeft altijd een hoop administratieve rompslomp. Maar … er is nóg een manier om daarmee om te gaan! Misschien een opmerkelijke wending voor u als werkgever?
Hoe kosten te vergoeden? Als uw werknemers reizen voor het werk, zijn daar onlosmakelijk kosten aan verbonden. Hierbij kunt u denken aan maaltijden, koffie en taxikosten. Hoe gaat u deze kosten vergoeden? Een tijdje geleden hebben wij aandacht besteed aan de mogelijkheden om vergoedingen voor maaltijden, e.d. te verstrekken. Deze keer gaan we in op het zogenaamde ‘reisbesluit voor buitenland’. Dit is wellicht een eyeopener voor u, leest u dus verder!
Buitenlandse reis. Er is een regeling voor kosten van binnenlandse reizen en een andere regeling voor kosten van buitenlandse reizen. Deze regelingen wijken onderling af. Daarom gaan wij hieronder alleen in op de regeling voor buitenlandse reizen. In een volgend nummer komt de regeling voor binnenlandse reizen aan de orde.
Stel dat uw werknemer enkele weken in Polen of Turkije verblijft voor een klant aldaar. Dat wordt dan onleesbare bonnen verzamelen van taxi’s, maaltijden, enz. Als uw werknemer al bonnen krijgt! Tja, hoe gaat u dat nu vergoeden?
Reisbesluit
Met betrekking tot dienstreizen naar het buitenland is het ‘Reisbesluit buitenland’ gepubliceerd. In dit Besluit wordt aangegeven voor welke soort kosten tijdens een buitenlandse zakenreis gemaakt, een onbelaste vergoeding gegeven kan worden. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan de kosten van taxivervoer. Diverse kostensoorten worden op deze wijze in het besluit besproken.
Vaste reissommen. Ook geeft het Besluit vaste (fictieve) reissommen. In de tarieflijst bij de reisregeling buitenland vindt u per land normbedragen voor het verblijf en de logies. Tevens vindt u normbedragen voor ontbijt, lunch en avondmaaltijd. Tip. Bij het toepassen van de regeling hoeft u geen onderbouwing van de kosten te verstrekken.
Let op. De tarieflijst wijzigt in beginsel tweemaal per jaar (in april en in oktober). De meest recente bedragen vindt u op http://www.minbzk.nl - zoek binnen de website vervolgens naar ‘tarieflijst’.
In eerste instantie is het Besluit van toepassing op ambtenaren die in het buitenland dienstreizen maken. Uitdrukkelijk is echter aangegeven dat de regeling ook geldt voor personen die met een ambtenaar vergelijkbaar zijn.
Tip. Het toepassen van de reisregeling buitenland scheelt tijd en administratieve rompslomp!
Ik ben toch geen ambtenaar, chef!
Ook uw werknemer zou in aanmerking kunnen komen voor dit Besluit. Hierbij is van belang of uw werknemer te vergelijken is met een ambtenaar. Hierbij is niet de aard van het werk van belang, maar wel bijvoorbeeld of uw werknemer op ‘gewone’ kantoortijden werkt (dus niet ’s avonds) en dat hij voldoende pauzes krijgt.
Tip. Om er zeker van te zijn dat de Belastingdienst uw mening deelt, verdient het zeker aanbeveling om dit met hen te overleggen.
U wilt niet naar de Belastingdienst? U kunt de regeling natuurlijk ook zonder overleg met de Belastingdienst toepassen als u zelf goede aanwijzingen heeft dat uw werknemers met een ambtenaar te vergelijken zijn (bijv. qua werktijd). U loopt dan wel het risico dat de Belastingdienst dit anders ziet. Dat risico kunt u alleen voorkomen door hun akkoord te vragen. Het is namelijk wel een hele mooie regeling áls u hem krijgt (in één keer van het gezeur van bonnetjes en zo af)!
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.