DIENSTEN - 13.09.2007

Online tools voor uw bedrijf: de moeite waard?

1. Voordeel. Een online dienst heeft een belang­rijk voordeel ten opzichte van software: u hoeft niets te installeren en hij kan op elke internet­computer en door meer­dere personen geraad­pleegd worden. U kent wel­­licht de populaire toepas­­singen: online agenda’s zoals Google Calendar (http://www.google.com/calendar/), foto-editors à la Phixr (http://www.phixr.com), enz., maar er zijn dus ook diensten die zich focussen op be­­drijven.

2. Contact houden. Zo is er Highrise (http://www.highrisehq.com), dat u helpt bij het onder­houden van con­tacten met klanten en zaken­partners. U maakt eerst een klantenkaart aan: hun con­tact­gegevens, een ‘bio­grafie’, notities (wanneer is er gebeld of gemaild, waar­over ging de con­versatie, …), enz. Zijn er volgende stappen nodig, dan kunt u die ingeven via add a task. Die worden dan weer­gegeven op de kaart en bovendien wordt u auto­matisch ge­­waarschuwd wanneer u iets moet ondernemen. Tip. Als u van­uit uw vertrouwde mailprogramma een mail stuurt naar bv. een klant, dan kunt u een specifiek e-mailadres (gekoppeld aan uw High­rise-account) in het bcc-veld zetten. De inhoud van die mail wordt dan automatisch aan de kaart van die klant toegevoegd - incl. eventuele attachments. High­­rise is in een beperkte vorm gratis: uitge­breidere formules kosten $ 12 tot $ 149 per maand.

3. Projectbeheer. Ook interessant is Actionize (http://www.actionize.com). Hiermee houdt u op een eenvoudige manier de vooropgestelde ‘goals’, het beschikbare budget en de deadlines van een project in het oog. Als projectleider kunt u uw teamleden per mail uitnodigen en een taak­verdeling opstellen. Klinkt het allemaal nog wat te abstract? Via Take a tour wordt het snel duide­lijker. Ter info: Actionize is gratis.

4. Vakantiedagen. Nu het laatste kwartaal van het jaar langzamerhand in zicht komt, moet uw personeel wellicht nog de resteren­de vakantiedagen op­­nemen. Om dit te plannen, kan het gratis WhosOff (http://www.whosoff.com) u helpen. Hiermee houdt u een goed over­zicht: wie is wanneer weg, wie mag zeker niet tegelijkertijd afwezig zijn, enz. Eerst moet u zich registreren. U moet o.a. de time zone ingeven (kies bv. ‘Rome (GMT+1)’, want dichter bij huis vonden wij niets), of er meerdere afdelin­gen zijn, het max. aantal vakantiedagen in één keer, … Zodra dat gebeurd is, kunt u inloggen en in het Administra­tion-gedeelte uw personeels­leden toevoegen. Die kunnen dan in­­loggen op de site en hun vakantiedagen aanvragen. WhosOff houdt hierbij automatisch rekening met het maxi­male aantal opeenvolgende vrije dagen en met eventuele over­uren. De vakantieaanvragen kunt u zelf goed­keuren, maar u kunt ook per afdeling een verantwoordelijke voor de goedkeuring aan­wijzen. Alle betrokkenen worden steeds op de hoogte gesteld per e-mail. De vakantiedagen van alle medewerkers worden grafisch weergegeven door middel van kleurencodes - erg overzichtelijk! Er is ook een minpunt: de nationale feestdagen moet u zelf invullen.