De vinger op de zere plek …
Frits is in de laatste zes maanden al vijf keer ziek geweest. De hoogste tijd voor een verzuimgesprek. Dat is echter niet gemakkelijk want het ligt vaak erg gevoelig. Hoe pakt u zo’n gesprek nou het beste aan?
De voorbereiding
Gegevens verzamelen. Vaak weet u wel hoe het zit, maar laat u niet verleiden tot vooroordelen. Begin met het op een rijtje zetten wanneer, waarom en voor hoelang Frits ziek is geweest. Vergelijk deze verzuimcijfers met die van collega’s. Probeer te achterhalen of Frits nog blij is met zijn job of dat er problemen thuis zijn. Spreek hiervoor eventueel met zijn directe baas (als u dat zelf niet bent), en met een collega van Frits en check het personeelsdossier.
De plaats. Zorg dat u een gespreksruimte heeft waar u rustig en ongestoord kunt praten.
De gespreksopening
Begin met Frits zo veel mogelijk op zijn gemak te stellen. Ga niet tegenover elkaar aan tafel zitten, maar ieder op een hoek. Bied een kop koffie aan.
Stel u open op, geef u wat bloot en vertel wat het doel van het gesprek is. Geef ook aan wat zijn ziekteverzuim voor gevolg heeft voor zijn werk en eventueel voor zijn collega’s. “Frits, we zitten hier bij elkaar omdat ik me zorgen maak over je ziekteverzuim. Je bent … keer ziek geweest en alles bij elkaar was je … dagen afwezig. Dat zijn … dagen (x%) meer dan je collega’s. Ik heb het gevoel dat er iets niet goed zit en ik wil het daarover graag met jou hebben, zodat het ziekteverzuim in de toekomst minder wordt.”
Achterhaal de oorzaak
Na de gespreksopening probeert u de oorzaak van het verzuim te achterhalen. “Hoe komt het nou dat je zo vaak ziek bent?” en u wacht Frits zijn reactie af. Wees geduldig en vul niet zelf de stiltes in als u een vraag heeft gesteld.
Tip. Bij ontwijkend gedrag (“Hoezo, vaak ziek?” of “U bent toch geen dokter?”) moet u Frits nogmaals confronteren met zijn gedrag: “Je bent nou eenmaal … keer zoveel ziek als een ander.” of “Dat klopt. Ik ben geen dokter, maar ik heb het idee dat er meer aan de hand is. Is thuis alles goed?” Of Frits is van dien aard ziek dat dit veel verzuim met zich meebrengt, of er is privé of zakelijk iets mis. Als u weet in welke richting de oorzaak ligt, vat dan het gesprek tot dit moment samen. “Heb ik het goed begrepen dat …?” “Goed, laten we het dan over mogelijke oplossingen hebben, zodat het ziekteverzuim afneemt.”
En probeer oplossingen te vinden
Als er duidelijk sprake is van een lichamelijke disfunctie, dan is er geen disciplinair probleem. Voor problemen in de privé of zakelijke sfeer, zijn geen standaardoplossingen te geven. In het gesprek zult u die samen met Frits moeten proberen te formuleren. Tip. U mag hem daarbij best wijzen op zijn verantwoordelijkheden: “Alhoewel ik het wel kan begrijpen, kan het zo echt niet verder en moeten we samen, dus ook jij, een oplossing zoeken.”
De afsluiting
Vat het gesprek samen, door de oorzaak van het vele verzuim en de mogelijke oplossingen te noemen. Maak hierover duidelijke afspraken (wie, wat, hoe, wanneer) en leg deze schriftelijk vast. Tip. Laat duidelijk uw bereidheid blijken, laat de gemaakte afspraken door Frits ondertekenen en voeg deze aan zijn dossier toe. Dan staat u juridisch sterker als het verder uit de hand loopt.
Een handige checklist voor een verzuimgesprek kunt u gratis downloaden van http://personeel.indicator.nl (PS 11.12.07).
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.