Vergadertijgers te lijf …
Vergadering in, vergadering uit. Uit een wereldwijd onderzoek blijkt dat er veel te veel vergaderd wordt. Hoe pakt u vergadertijgers en -katers aan in uw bedrijf? De spelregels van goed vergaderen.
Uit onderzoek blijkt. Uit een onderzoek in 200 landen naar de efficiency van werkzaamheden onder medewerkers van Microsoft, blijkt dat er onder andere veel te veel arbeidstijd verloren gaat aan zinloze bijeenkomsten en vergaderingen. Wat kunt u doen om dat tot een minimum in uw bedrijf te reduceren? Kent u de acht V’s al?
De acht V’s van vergaderen
V1 is voorbereiden. Voorbereiding is 90% van het succes! Het gevolg is dat uw medewerkers het niet saai vinden en niet afhaken. Tip. Maak een vergaderschema met een actielijst, waarin de belangrijkste punten bovenaan komen en vat een paar kernvragen samen die tijdens de vergadering beantwoord moeten worden.
V2 is verdelen. Als iedereen aan het woord moet komen en wil scoren, loopt iedereen elkaar in de weg en loopt zonder besluit de vergadering uit.
Tip. Verdeel taken: verzamelen van onderwerpen, het verspreiden van de actielijst of het kopiëren van stukken. Verspreid de nieuwe actielijst binnen één dag na afloop van de vergadering. Zo houdt u iedereen scherp! Verdeel onderwerpen: een boekhouder doet financiële zaken, de administratie typt de verslagen, enz. Benut de aanwezige en individuele expertise optimaal.
V3 is de voorzitter. Een voorzitter houdt de hoofdlijn vast en geeft als laatste zijn eigen visie. Het voorzitterschap kan ook wisselen.
Let op. Ook een voorzitter heeft coaching nodig.
V4 is vertrouwen. Vertrouwen is bij het vergaderen een voorwaarde, want ook fouten moeten bespreekbaar gemaakt kunnen worden. Wie geen fouten mag maken, leert ook niets. Vooral bij brainstormsessies geldt: hoe meer respons, des te beter. Kritiek en discussie zijn hier nog niet aan de orde. Daag uw medewerkers eens uit met de vraag: ‘Op hoeveel manieren kunnen wij …?’, laat iedereen dat in vijf minuten opschrijven en daarna presenteren.
V5 zijn de vergaderkosten. Breng het vergadercircuit van uw bedrijf in kaart en licht het door. Bereken eens de vergaderkosten: neem het aantal deelnemers met hun uurloon, de kosten voor de vergaderruimte, verlies van omzet/productie, papier- en kopieerkosten, etc. U zult verbaasd zijn wat een uurtje zinloos vergaderen kost. Begin dus op tijd, vergader niet te lang en houd iedereen aan de tijdsplanning. Werk desnoods met een eierwekker, daar kan men de humor wel van inzien.
Tip. Investeer ook eens in een slagvaardige en inspirerende vergadersfeer door de deelnemers te trainen, bijvoorbeeld via een vergadercursus.
V6 is vragen. Door vragen wordt men wijs, maar dan wel met zinvolle vragen. Het meest zinvolle blijkt volgens de vergadergoeroes het werken met start- en kernvragen. Als de deelnemers luisteren en deelnemen aan kruisgesprekken waarin oplossingen en verbeteringen aangedragen worden, degradeert een vergadering niet tot een zinloze bijeenkomst.
V7 is visueel. Tijd is geld, dus herinner sprekers die ‘lang van stof zijn’ aan hun tijd. Met een projector, whiteboard of flip-over kunt u de hoofdzaken en tijdsbesteding nog eens visueel onder de aandacht brengen. Dit blijft langer hangen.
De laatste ‘V’ kan ook de eerste zijn
V8 is het vergadertijdstip. Efficiënt vergaderen doet u ’s morgens vroeg tussen 10.00 en 12.00 uur, dan is iedereen nog fris en loopt niet iedereen met zijn gedachten bij het probleem dat voor de middag opgelost moet worden.
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.