PERSONEEL - 24.04.2025

Ongewenst gedrag werknemer, hoe pakt u dat aan?

Een goed gesprek

U heeft wel wat beters te doen. Vaak werkt het het beste om gewoon te zeggen waar het op staat en vertellen dat het anders moet. In de praktijk werkt dat meestal ook zo. Maar wat nu als de werknemer niet wil luisteren en er niets verandert? Dat kan leiden tot allerlei gedoe met collega’s en leidinggevende en soms komt de veiligheid zelfs in het geding. Dan is het beter om gedegen feedback te geven en de werknemer voor een (goed voorbereid) gesprek uit te nodigen. Feedback geeft u dan het beste om de hiernavolgende wijze.

Feedback geven en de zeven regels

Effectief feedback geven, vergt enige voorbereiding, maar u bespaart uiteindelijk wel veel gedoe en veel tijd. Hanteer de volgende feedbackregels.

1. Beschrijf veranderd gedrag. Beschrijf wat de werknemer doet en wat er moet veranderen. Het gedrag moet natuurlijk ook echt te veranderen zijn. Tip.  Zeg niet hoe de werknemer is. Praat dus niet over de persoon zelf, maar over zijn gedrag.

2. Beschrijf concreet en specifiek gedrag. Laat u niet verleiden tot het gebruik van termen als altijd, overal, steeds en nooit. Dat werkt niet. De werknemer zal snel reageren met: “Hoezo altijd?” en “Wanneer dan?” Let op.  U moet het te veranderen gedrag specifiek benoemen en concreet maken. Wat is er gebeurd, wanneer is het gebeurd, wie was er betrokken, enz. Tip.  Zorg dat u het zelf geconstateerd heeft en dat u het niet van horen zeggen heeft. Dan komt u al snel terecht in: “Wie zegt dat dan?”, “Dat is helemaal niet waar” en “Dat zegt ie alleen maar omdat …”.

3. Gebruik de ik-boodschap. Zeg wat u graag anders wilt zien, dus begin uw boodschap met “Ik …”. Let op.  “Jij moet …”, is veel te aanvallend. De werknemer schiet dan meteen in de verdediging en dat is niet wat u wilt. Tip.  Praat niet in de wij-vorm (ons bedrijf) of in de derde persoon (de directeur), want dan lijkt het dat u zich achter anderen wilt verschuilen.

4. Beschrijf het effect van het gedrag. Door op de gevolgen van het gedrag te wijzen, benadrukt u het belang ervan en dus ook waarom het anders moet. Tip.  U mag ook best op een negatief gevoel wijzen en zeker op de bedrijfseconomische gevolgen daarvan, bijv.: “Daar worden je collega’s niet alleen bang van, maar het gaat ook ten koste van de productiviteit”.

5. Laat de werknemer reageren. Vraag na uw boodschap om een reactie: “Begrijp je wat ik bedoel?” of “Wat vind je daarvan?” Luister er actief en oprecht naar, want u weet nooit wat de werknemer nog kan zeggen. Misschien krijgt u wel informatie waar u niet van op de hoogte was en die u mening doet veranderen.

6. Vraag om gewenst gedrag. Zeg niet alleen wat er mis is, maar ook wat er anders moet. Uiteraard doet u dat weer in de ik-vorm, bijv.: “Ik zou het fijn vinden als …”. Tip.  Afhankelijk van het specifieke gedrag kunt u het gewenste gedrag harder brengen: “Ik sta erop dat vanaf nu …”.

7. Sluit af. Probeer het eens te worden over het gewenste gedrag. Praat eventueel samen over oorzaken en oplossingen en bied hulp aan als dat nodig is. Vat uiteindelijk de gemaakte afspraken samen. “Dus we spreken nu af dat …”. Wees daarbij zo concreet mogelijk. Tip.  Zijn de besproken zaken van groot belang, maak dan een gespreksverslag en voeg het aan het personeelsdossier toe.